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サイボウズ流！グループウエア導入 成功の秘訣！Q&A
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「使わざるをえない状況」と「楽しく使える状況」を作りましょう。
「使わざるをえない状況」とは、例えば・・・人事異動の社内通達や、業務上必要なお知らせは「サイボウズ Office 6」／「サイボウズ ガルーン」上で伝えるようにします。
ポイントは、総務など通達を出す部署には、紙でのお知らせを廃止してもらうこと。
「大事な情報はサイボウズにある」・・・そう思ってもらえば、成功です。
また、業務で使うとはいえ、遊び心があったほうが、より楽しく使えるものです。
例えば、画面のデザインをユーザーの好みに変える方法を教えてあげたり、社員食堂の日替わりメニューを表示したり、「楽しく使える状況」を作ります。
その他にも、「気になる情報」を載せることも大事な要素です。
例えば、今まで紙でプリントして配布していた売り上げデータの速報だったり、各部の営業成績だったり。ちょっと気になる情報や、すぐに知りたい情報を掲示板に載せると、アクセスする回数も自然と増えます。
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トップダウンで進めましょう。
掲示板やメッセージなどで「皆で協力して進めるように」といった社長からのコメントがあれば、周りの人も続いて書き込みやすくなります。
また、スケジュールはトップの人から登録してもらいましょう。
部下は上司のスケジュールを気にします。上司がスケジュールを入力すれば、自然とアクセスするようになります。
トップダウンも、成功のポイントです。
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「サイボウズ Office 6」／「サイボウズ ガルーン」を使うことで、みんなの業務のどんなところが便利になるのか、それぞれの業務に照らし合わせて、メリットを具体的に説明してみましょう。
また、一度に機能を覚えてもらう必要はありません。まずはよく使う機能から。便利だとわかれば、他の機能も自然と使うようになります。
コツは、「まずは一歩づつ」。
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複数のユーザーでPCを共有する場合、「自分が使い終わったらログアウトボタンを押す」ことを、基本的なルールとして最初に説明すると、問題のないスムーズな利用につながります。
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