定期的に行う作業について
社員の入社／退職や組織の変更など、運用時に定期的に行う作業について説明します。
入社時のユーザー追加
社員の入社時などに行う一連の操作について説明します。
- ユーザーを追加する
- メールアカウントを設定する
- 利用できるオプション製品を設定する
- 各種アクセス権を設定する
- 必要に応じて、スケジュールと設備予約／電話メモ／掲示板／ファイル管理のアクセス権を設定してください。
- 管理権限を設定する
- 必要に応じて、追加するユーザーをシステム管理者／サポート登録者／運用管理者に設定してください。
- 多数のユーザー／メールアカウントの追加など、大規模な変更はCSVファイルで行うと便利です。また、変更したユーザー／メールアカウントの情報はCSVファイルに書き出しておくことを推奨します。
退職時のユーザー削除
社員の退職時に行う一連の操作について説明します。
- ユーザーを削除する
- ユーザーを削除すると
「office.odb」ファイル内にある該当ユーザーの「ユーザー名簿」「予定」「ToDo リスト」「個人フォルダ」のデータがすべて削除されます。 また、掲示板やファイル管理に該当ユーザーが書き込み／登録したデータは残りますが、ユーザーが存在しなくなるため、これらのデータを削除できるのはシステム管理者のみとなります。 - 削除したユーザーは、元に戻すことはできません。重要なデータは、削除の前にバックアップを行い、保管しておくことをお勧めします。
- 変更したユーザーの情報はCSVファイルに書き出しておくことを推奨します。
組織の変更
組織の変更時に行う一連の操作について説明します。
- グループを追加／変更／削除する
- ユーザーが所属するグループを変更する
- ユーザー／グループの表示順を変更する
- グループを削除すると
グループを削除すると、「掲示板」「ファイル管理」に登録されているグループカテゴリ／グループフォルダも削除されます。 削除されたカテゴリやフォルダに登録されていたデータは次のとおりに処理されます。- 「掲示板」では、削除されたグループのフォルダ内の掲示は、最新一覧に（未分類）のデータとして表示されます。未分類のデータは、「システム設定」で他のカテゴリへ移動することができます。
- 「ファイル管理」では、削除されたグループのフォルダ内のデータは、削除されたグループのデータとして、「フォルダアイコン」（削除されたグループ名）の形でそのまま残ります。このフォルダ内からファイルデータが 1 件もなくなった場合に、「フォルダアイコン」（削除されたグループ名）は自動的に削除されます。
- 削除したグループは、元に戻すことはできません。重要なデータは、削除の前にバックアップを行い、保管しておくことをお勧めします。
- 変更したグループの情報はCSVファイルに書き出しておくことを推奨します。
ライセンスの更新
ライセンス更新時に行う一連の操作について説明します。
- ライセンスを購入する
- ライセンスを登録する
- ライセンスを購入してオプション製品の使用を開始する場合は、システム設定でオプション製品の使用を開始に設定する必要があります。
