新型インフルエンザで表面化したBCPの重要性
BCP（事業継続計画）とは、企業が災害やテロなどの緊急事態に直面した際、事業を早急に復旧・継続し、被害を最小限にとどめるための計画のことです。
特に新型インフルエンザが流行したことにより、「全員自宅待機」という事態も他人事ではない、と感じた企業も多いのではないでしょうか？
今回はBCPのひとつとして、全員もしくは大部分の社員が出勤できない「自宅待機」の状態でも業務を止めないための方法をご紹介いたします。
「特定の個人だけが知っている」状態を作らない
大半の社員が出勤できない事態が起きた場合、ありがちなのが「○○さんでないとわからない」ということです。
業務が個人に依存し、必要な情報が個人のパソコン上に保管されていると、担当者がいないと、その業務がすべてが中断されてしまいます。
そのような事態を起こさないためには、日頃からチームメンバーの業務状況を共有し、必要な情報を常に共有しておく必要があります。
そのような場合に有効なのがグループウェア「サイボウズ Office 8」。
社内のコミュニケーションやデータファイルを一元管理することで、意識しなくても情報を共有できるです。
自宅待機でも社内と同様に業務を行える環境の整備
深刻な状況が発生した場合、全員自宅待機という判断を下さなければならない状況も起こります。
しかし、地域の離れた取引先や顧客は業務を続けていることも多いことでしょう。
その際すべての業務が停止している企業と、継続できている企業とではどちらが取引先からの信頼を得られるかは言うまでもありません。
たとえ自宅待機でも顧客からのメールや社内の情報にアクセスでき、業務を早期に復旧できる環境を用意できていることが大切になってくるのです。
「サイボウズ リモートサービス」なら、社内の「サイボウズ Office 8」へ自宅のパソコンや携帯電話からアクセスできる環境を簡単に構築。
日頃の営業活動や緊急時の自宅待機など多くの場面で活躍します。
一般的なVPNと「サイボウズ リモートサービス」の違い
- 環境構築について
- 社内の情報に外部からアクセスする方法として、ほかには専用機器などを導入しVPN環境を構築する方法があります。
「サイボウズ リモートサービス」はネットワークなどの専門知識がなくても導入できるのに対し、VPN環境の構築にはある程度の知識が必要となります。 - 費用について
- 「サイボウズ リモートサービス」は10ユーザーから手軽に導入することが可能です。
それに対し、VPNを構築する場合は機器購入費や構築費（構築を委託する場合）などの初期投資が必要となります。
その反面、拠点間接続など大人数で外部アクセスする場合にはVPN環境を構築した方が安価になる場合がございますので、ご利用規模に合わせて選択するのがよいと言えます。 - アクセスできる情報について
- VPN接続の場合、設定に応じてサイボウズ製品以外のソフトウェアや情報にもアクセスが可能です。
それに対し、「サイボウズ リモートサービス」はサイボウズ製品のみへのアクセスが可能です。
基幹データなど様々な情報に自宅や外部からアクセスしたい場合はVPN、 メールやスケジュール、ファイルデータなど必要な情報のみでよい場合は「サイボウズ リモートサービス」をお選びいただくのがおすすめです。
「サイボウズ Office 8 モバイルセット」ならグループウェアへの個人証明書の入ったパソコンからの安全なアクセスと、携帯電話からの活用を、ソフトウェアのインストールのみで可能にします。セキュリティと外出先からのアクセスをかんたんに実現し、無駄なコミュニケーションコストを削減できます。
