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ユーザー情報の設定

ユーザー情報の登録/変更/削除を行います。
また、CSV 形式のファイルからユーザー情報を追加したり、ユーザー情報を CSV 形式のファイルに書き出すこともできます。
ユーザー情報の設定は、「ユーザーの設定」画面で行います。
  1.
画面右下でシステム設定システム設定をクリックする
→ 「システム設定(基本)」画面または「システム設定(詳細)」画面が表示されます。

  2.
ユーザーユーザーをクリックする
システム設定(詳細)」画面の場合は、「
ユーザー管理ユーザー管理」の中に表示されています。
→ 「ユーザーの設定」画面が表示されます。
ユーザーリストには、登録されているユーザーが表示されます。


 ユーザーを追加する

 ユーザー情報を変更する

 ユーザー情報を削除する

 ユーザーの順番を変更する

 CSV ファイルからユーザー情報を読み込む

 CSV ファイルへユーザー情報を書き出す

 ユーザーを一括削除する



ユーザーを追加する

「サイボウズ Office 6」を使用するユーザーを追加します。


【注意】
「Office 6 基本セット」の登録キーをご購入済みのお客様は、ユーザーを追加する前に、必ず、「Office 6 基本セット登録キー」および「Office 年間継続サービス登録キー」(購入されている場合)の設定を行ってください。

  1.
追加する追加するをクリックする
→「ユーザーの追加」画面が表示されます。
  2.
必要項目を設定する
各項目の設定方法は、下表のとおりです。
   

【注意】
項目名右に「*」が付いているものは、必須項目です。必ず設定してください。

   
項目名 説 明 文字数 設定/変更の権限 
管理者 ユーザー
名前 * ユーザーの名前を入力します。
ユーザーは、プログラム内部で個別 ID 番号を自動的に割り振られて管理されます。ユーザー名は重複して登録できますが、別ユーザーとして認識されます。
ユーザー名は変更できます。

100 ×
よみ 「名前」で入力した名前の読みかたを、必要に応じて入力します。 100
ログイン名 ログイン名を入力します。
ログイン方法が「ログイン名を入力する」設定になっている場合に必要になります。

ログイン名は、重複して登録することはできません。

100 ×
E-mail E-mail アドレスを入力します。
「サイボウズ Office 6」で、ユーザーのメールアドレスリンクとして使用されます。
100
URL ユーザーが個人でホームページの管理を行っている場合などに、必要に応じて入力します。 255
連絡先 内線番号や携帯電話の番号など、ユーザーの不在時/緊急時の連絡先を、必要に応じて入力します。 100
パスワード/
パスワード(確認用)
「サイボウズ Office 6」にログインするためのパスワードを入力します。
確認のため、必ず同じパスワードを入力してください。

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最初に表示する
グループ
カレンダーや社内メールの宛先選択時に最初に表示するグループを、プルダウンメニューから選択します。
プルダウンメニューには、登録されているグループ名が表示されます。
-
所属するグループ ユーザーが所属するグループを設定します。

所属するグループを設定しないこともできますが、この場合は、カレンダーや社内メールの宛先選択時に、「グループ」プルダウンメニューから「(全員)」を選択しないと、そのユーザーを確認できなくなります。
1.
「所属しないグループ」リストから、グループ名を選択する
→選択したグループが反転表示されます。複数選択できます。
2.
を押す
→選択したグループが「所属するグループ」リストに登録されます。
 
リストから削除する場合は、目的のグループ名を選択し、 を押します。

所属するグループを追加する場合は、手順 1. 〜 2. を繰り返します。
- ×
  3.
を押す
→ 「ユーザーの設定」画面が表示されます。
追加したユーザー名が、リストに表示されます。
   

を押すと、追加せずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。

「Office 6 基本セット登録キー」の設定については、「登録キーを登録する」をご覧ください。


登録キーを登録する

「Office 年間継続サービス登録キー」の設定については、「「サイボウズ Office 年間継続サービス」の登録キーを登録する」をご覧ください。


「サイボウズ Office 年間継続サービス」の登録キーを登録する

ユーザーが所属するグループについては、「グループ情報の設定」をご覧ください。


グループ情報の設定

ログイン方法の設定については、「ログイン方法の設定」をご覧ください。


ログイン方法の設定



ユーザー情報を変更する

登録されているユーザーの情報を変更します。
  1.
「グループ」プルダウンメニューから、グループを選択する
→ 選択したグループに所属するユーザーが、リストに表示されます。
  2.
リストから、目的のユーザーの変更する変更するをクリックする
→ 設定が変更され、「ユーザー情報の変更」画面が表示されます。
  3.
必要項目を変更する
「ユーザー情報を追加する」の項目を参照の上、必要項目を変更してください。

  4.
を押す
→ 内容が変更され、「ユーザーの設定」画面が表示されます。
   

を押すと、変更せずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。

ユーザー情報の設定項目については、「ユーザーを追加する」の項目をご覧ください。


ユーザーを追加する



ユーザー情報を削除する

登録されているユーザーを削除します。


【注意】
ユーザーを削除すると、office.odb 内にある該当ユーザーの「ユーザー名簿」「予定データ」「ToDo リスト」「個人フォルダのデータ」が全て削除されます。
掲示板やファイル管理に該当ユーザーが書き込み/登録したデータは残りますが、ユーザーが存在しなくなるため、これらのデータを削除できるのはシステム管理者のみとなります。ご注意ください。



【ヒント】
万が一の場合に備え、削除の前にはデータをバックアップしてください。誤って削除してしまった場合でも、バックアップファイルを使って復旧できます。


  1.
「グループ」プルダウンメニューから、グループを選択する
→ 選択したグループに所属するユーザーが、リストに表示されます。
  2.
リストから、目的のユーザーの削除する削除するをクリックする
→ 設定が変更され、「ユーザーの削除」画面が表示されます。
  3.
内容を確認し、 を押す
→ 「ユーザーの設定」画面が表示されます。
選択したユーザーがリストから削除されます。
   

を押すと、削除せずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。


【ヒント】
複数のユーザーを一度に削除する場合は、削除するユーザーのチェックボックスにチェックを入れ、リスト下部の を押します。
登録されている全てのユーザーを削除する場合については、「ユーザーを一括削除する」の項目で説明しています。


バックアップについては、「バックアップ」をご覧ください。


バックアップ

登録されている全てのユーザーの削除については、「ユーザーを一括削除する」の項目をご覧ください。


ユーザーを一括削除する



ユーザーの順番を変更する

登録されているユーザーの順番を変更します。
  1.
「グループ」プルダウンメニューから、グループを選択する
→ 選択したグループに所属するユーザーが、リストに表示されます。
  2.
リスト上部の順番を変更する順番を変更するをクリックする
→ 設定が変更され、「ユーザーの順番変更」画面の「現在の順番を変更する」タブが表示されます。
  3.
リストから、目的のユーザー名をクリックする
→ 選択したユーザー名が反転表示されます。

  4.
リスト左のボタンで、順番を変更する
選択したボタンの種類によって、以下のように移動します。
   
一番上へ:一番上へ移動します。
1 つ上へ:1つ上へ移動します。
1 つ下へ:1つ下へ移動します。
一番下へ:一番下へ移動します。
  5.
を押す
→ 「ユーザーの設定」画面が表示されます。
リストには、変更した順番でユーザー名が表示されます。
   

を押すと、削除せずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。


【ヒント】
「最初から順番を変更する」タブを表示すると、「ユーザーの順番変更」画面を表示したときの状態に戻って操作をやり直すことができます。右のリストには、「ユーザーの順番変更」画面を表示した時の順番でユーザー名が表示されています。
目的のユーザーを選択し を押して、左のリストにユーザーを追加します。追加した順番に左のリストに表示されます。左のリストでの操作は、上記のとおりです。希望の順番に、全てのユーザーを左のリストに追加してください。
左のリストから削除する場合は、目的のユーザーを選択し を押します。




CSV ファイルからユーザー情報を読み込む

ユーザー情報を CSV ファイルから読み込んで登録します。


【注意】
Office 6 基本セットの登録キーをご購入済みのお客様は、ユーザーを追加する前に、必ず、「Office 6 基本セット登録キー」および「Office 年間継続サービス登録キー」(購入されている場合)の設定を行ってください。

  1.
画面下部の CSV ファイルから読み込むをクリックする
→ 「ユーザー情報の CSV ファイルからの読み込み - Step 1/2」画面が表示されます。
  2.
テキスト入力欄に読み込むファイル名を入力するか、または を押し、ファイルを選択する
  3.
を押す
→ 「ユーザー情報の CSV ファイルからの読み込み - Step 2/2」画面が表示されます。
画面上部に、指定した CSV ファイルの中身が表示されます。

   

を押すと、CSV ファイルからの読み込みをせずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。
  4.
CSV ファイルの内容を確認する
   

変更する場合は、 を押して設定を変更します。
  5.
各列のデータをどの項目として読み込むかを、プルダウンメニューで選択する
読み込んだ CSV ファイルに設定されている項目数分のプルダウンメニューが表示されます。プルダウンメニューには、「ユーザー情報」に登録できる項目が表示されます。列ごとに、ユーザー情報のどの項目として読み込むかを選択します。
   

ユーザー ID が現在登録されているユーザー情報のものと一致する場合、ユーザー情報が更新されます。
それ以外の場合は、新規にユーザーが追加されます。
新規にユーザーを追加する場合は、ユーザー ID を空にしてください。


パスワードの値が「*」の場合、パスワードは変更されません。
「*」以外の場合、その値にパスワードが設定されます。


「所属グループ」が複数ある場合は、「所属グループ」が該当する列のプルダウンメニューで、全て「所属グループ」を選択してください
   

【注意】
読み込み時に「(無視)」を選択すると、その項目は空白となります。もともとデータが登録されていた場合、値は失われます。

  6.
先頭行を無視するかどうかを、「先頭行を項目名として無視する」チェックボックスで設定する
   
CSV ファイルの 1 行目に項目名が入っている場合:チェックを入れます。
CSV ファイルの 1 行目に項目名が入っていない場合:チェックを外します。
  7.
を押す
→ 「ユーザー情報の CSV ファイルからの読み込み結果」画面が表示されます。
   

を押すと、CSV ファイルからの読み込みをせずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。


【注意】
CSV ファイル内にエラーが発見された場合は、「エラー画面」が表示されます。
読み込みはエラーとなり、データは読み込まれません。


「Office 6 基本セット登録キー」の設定については、「登録キーを登録する」をご覧ください。


登録キーを登録する

「Office 年間継続サービス登録キー」の設定については、「「サイボウズ Office 年間継続サービス」の登録キーを登録する」をご覧ください。


「サイボウズ Office 年間継続サービス」の登録キーを登録する



CSV ファイルへユーザー情報を書き出す

ユーザー情報を CSV ファイルへ書き出します。


【ヒント】
パスワードの値は全て「*」と出力されます。
書き出した CSV ファイルを編集し再読み込みする際に、この値が「*」であれば、パスワードは変更されません。「*」以外の場合は、その値にパスワードが変更されます。

  1.
画面下部の CSV ファイルへ書き出すをクリックする
→ 「ユーザー情報の CSV ファイルへの書き出し - Step1/2」画面が表示されます。
  2.
「項目の候補」リストから、書き出す項目を選択する
→ 選択した項目が反転表示されます。複数選択できます。
  3.
を押す
→ 「書き出す順番」リストに、選択した項目が追加されます。

   

「(空)」を追加することもできます。「(空)」は複数追加できます。


「書き出す順番」リストから削除する場合は、目的の項目を選択し、 を押します。


項目を追加する場合は、手順 4. 〜 5. を繰り返します。
  4.
書き出す項目の順番を確認する
「書き出す順番」リストに表示されている順番で CSV ファイルへ書き出されます。順番を変更する場合は、目的の項目を選択し、リスト左のボタンで変更します。
   
一番上へ:一番上へ移動します。
1 つ上へ:1つ上へ移動します。
1 つ下へ:1つ下へ移動します。
一番下へ:一番下へ移動します。
  5.
CSV ファイルの 1 行目に項目名を書き出すかどうかを、「先頭行に項目名を書き出す」チェックボックスで設定する
   
項目名を書き出す場合:チェックを入れます。
項目名を書き出さない場合:チェックを外します。
  6.
を押す
→ 「ユーザー情報の CSV ファイルへの書き出し - Step 2/2」画面が表示されます。
   

を押すと、CSV ファイルへ書き出さずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。
  7.
CSV ファイルの内容を確認する
   

変更する場合は、 を押して設定を変更します。
  8.
を押し、ファイルの出力場所とファイル名を指定する
→ 指定した場所とファイル名でデータが保存されます。
   

を押すと、CSV ファイルからの読み込みをせずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。



ユーザーを一括削除する

登録されている全てのユーザー情報を削除します。
一括削除すると、全てのユーザーのスケジュール、ToDo リスト、タイムカード、メール、個人フォルダ、ユーザー名簿、リンク集などの全データが削除されます。


【注意】
削除したデータは元に戻すことができません。重要なデータはバックアップを行い、保管してください。

  1.
画面下部の全てのユーザーを削除するをクリックする
→「全ユーザーの削除」画面が表示されます。
  2.
内容を確認し、 を押す
→ ユーザー情報が全て削除され、「ユーザーの設定」画面が表示されます。
   

を押すと、削除せずに「ユーザーの設定」画面に戻ります。

バックアップについては、「バックアップ」をご覧ください。


バックアップ

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