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グループ情報の設定

登録されているユーザーを整理するためのグループを登録します。
グループごとにユーザーの順番を変更したり、グループに所属するユーザーを追加したりできます。
グループ情報の設定は、「グループの設定」画面で行います。
  1.
画面右下でシステム設定システム設定をクリックする
→ 「システム設定(基本)」画面または「システム設定(詳細)」画面が表示されます。

  2.
グループグループをクリックする
システム設定(詳細)」画面の場合は、「
ユーザー管理ユーザー管理」の中に表示されています。
→ 「グループの設定」画面が表示されます。
グループリストには、登録されているグループが表示されます。


 グループを追加する

 グループ情報を変更する

 グループを削除する

グループの順番を変更する

 CSV ファイルからグループデータを読み込む

 CSV ファイルへグループデータを書き出す

 グループを一括削除する



グループを追加する

ユーザーを整理するためのグループを追加します。


【ヒント】
グループ分けは、まず縦割り組織を作成することをお勧めします。
例えば、「営業部」「開発部」といった、誰にでも理解できるグループを作成し、必要に応じて他のグループを追加してください。
最初からあまり細かいグループに分けると、「情報の共有」という本来の目的から離れ、個人ツールのようになってしまう恐れがあります。
1 つのグループに 10 〜 20 人程度が登録されている環境が標準的といえます。

  1.
追加する追加するをクリックする
→「グループの追加」画面が表示されます。
  2.
必要項目を設定する
各項目の設定方法は、下表のとおりです。
   

【注意】
項目名右に「*」が付いているものは、必須項目です。必ず設定してください。

   
項目名
説 明
文字数
設定/変更の権限 
管理者
ユーザー
名前 * グループの名前を入力します。 100 ×
よみ 「名前」で入力した名前の読みかたを、必要に応じて入力します。 100
E-mail グループに所属するメンバー宛の E-mail アドレスなどを入力します。 100
URL グループでホームページの管理を行っている場合などに、必要に応じて入力します。 255
連絡先 内線番号や携帯電話の番号などグループの連絡先を、必要に応じて入力します。 100
Fax 登録するグループへの Fax 番号などがある場合に、必要に応じて入力します。 64
所属するユーザー グループに所属するユーザーを設定します。
各ユーザーは、例えば「営業部」と「管理職」など、複数のグループに所属することができます。


1.
プルダウンメニューから、目的のユーザーが所属するグループを選択する
→ グループに所属するユーザー名が、下のリストに表示されます。
2.
リストから、目的のユーザーを選択する
→ 選択したユーザー名が反転表示されます。複数選択できます。
3.
を押す
→ 選択したユーザーが左のリストに登録されます。
 
左のリストから削除する場合は、目的のユーザー名を選択し、 を押します。

ユーザーを追加する場合は、手順 1.〜2. を繰り返します。

左のリストからユーザーを選択し、リスト左の 1 つ上へ または 1 つ下へ をクリックすると、指定した方向に順番が変更します。
- ×
  3.
を押す
→ 「グループの設定」画面が表示されます。
追加したグループ名が、リストに表示されます。
   

を押すと、追加せずに「グループの設定」画面に戻ります。



グループ情報を変更する

登録されているグループの情報を変更します。
  1.
リストから、目的のグループの変更する変更するをクリックする
→ 設定が変更され、「グループ情報の変更」画面が表示されます。
  2.
必要項目を変更する
「グループを追加する」の項目を参照の上、必要項目を変更してください。

  3.
を押す
→ 内容が変更され、「グループの設定」画面が表示されます。
   

を押すと、変更せずに「グループの設定」画面に戻ります。

グループ情報の設定項目については、「グループを追加する」の項目をご覧ください。


グループを追加する



グループを削除する

登録されているグループを削除します。


【注意】
グループを削除すると、「スケジュール」「掲示板」「ファイル管理」に登録されているグループの情報が削除されます。

  「掲示板」では、削除されたグループのフォルダ内の記事は、最新一覧に(未分類)のデータとして表示されます。未分類のデータは、「システム設定」で他のカテゴリへ移動することができます。
  「ファイル管理」では、削除されたグループのフォルダ内のデータは、削除されたグループのデータとして、「フォルダアイコン」(削除されたグループ名)の形でそのまま残ります。このフォルダ内からファイルデータが 1 件もなくなった場合に、「フォルダアイコン」(削除されたグループ名)は自動的に削除されます。
  そのグループに所属していたユーザーのグループ情報がなくなります。(1 つのグループにのみ所属していたユーザーは、どこにも属さないユーザーとなります)



【ヒント】
万が一の場合に備え、削除の前にデータのバックアップを取ることをお勧めします。
誤って削除してしまった場合は、バックアップファイルを使って復旧してください。


  1.
リストから、目的のグループの削除する削除するをクリックする
→ 「グループの削除」画面が表示されます。
  2.
内容を確認し、 を押す
→ 「グループの設定」画面が表示されます。
選択したグループがリストから削除されます。
   

を押すと、削除せずに「グループの設定」画面に戻ります。


【ヒント】
複数のグループを一度に削除する場合は、削除するグループのチェックボックスにチェックを入れ、リスト下部の を押します。
登録されている全てのグループを削除する場合については、「グループを一括削除する」の項目で説明しています。


バックアップについては、「バックアップ」をご覧ください。


バックアップ

登録されている全てのグループの一括削除については、「グループを一括削除する」の項目をご覧ください。


グループを一括削除する



グループの順番を変更する

登録されているグループの順番を変更します。
  1.
リスト上部の順番を変更する順番を変更するをクリックする
→ 「グループの順番変更」画面が表示されます。
  2.
リストから、目的のグループ名をクリックする
→ 選択したグループ名が反転表示されます。

  3.
リスト左のボタンで、順番を変更する
選択したボタンの種類によって、以下のように移動します。
   
一番上へ:一番上へ移動します。
1 つ上へ:1つ上へ移動します。
1 つ下へ:1つ下へ移動します。
一番下へ:一番下へ移動します。
  4.
を押す
→ 「グループの設定」画面が表示されます。
リストには、変更した順番でグループ名が表示されます。
   

を押すと、削除せずに「グループの設定」画面に戻ります。



CSV ファイルからグループデータを読み込む

グループデータを CSV ファイルから読み込んで登録します。
  1.
画面下部の CSV ファイルから読み込むをクリックする
→ 「グループ情報の CSV ファイルからの読み込み - Step 1/2」画面が表示されます。
  2.
テキスト入力欄に読み込むファイル名を入力するか、または を押し、ファイルを選択する
  3.
を押す
→ 「グループ情報の CSV ファイルからの読み込み - Step 2/2」画面が表示されます。
画面上部に、指定した CSV ファイルの中身が表示されます。

   

を押すと、CSV ファイルからの読み込みをせずに「グループの設定」画面に戻ります。
  4.
CSV ファイルの内容を確認する
   

変更する場合は、 を押して設定を変更します。
  5.
各列のデータをどの項目として読み込むかを、プルダウンメニューで選択する
読み込んだ CSV ファイルに設定されている項目数分のプルダウンメニューが表示されます。プルダウンメニューには、「ユーザー情報」に登録できる項目が表示されます。列ごとに、ユーザー情報のどの項目として読み込むかを選択します。
   

グループ ID が現在登録されているグループ情報のものと一致する場合、グループ情報が更新されます。
それ以外の場合は、新規にグループが追加されます。
新規にグループを追加する場合は、グループ ID を空にしてください。
   

【注意】
読み込み時に「(無視)」を選択すると、その項目は空白となります。もともとデータが登録されていた場合、値は失われます。

  6.
先頭行を無視するかどうかを、「先頭行を項目名として無視する」チェックボックスで設定する
   
CSV ファイルの 1 行目に項目名が入っている場合:チェックを入れます。
CSV ファイルの 1 行目に項目名が入っていない場合:チェックを外します。
  7.
を押す
→ 「グループ情報の CSV ファイルからの読み込み結果」画面が表示されます。
   

を押すと、CSV ファイルからの読み込みをせずに「グループの設定」画面に戻ります。


【注意】
CSV ファイル内にエラーが発見された場合は、「エラー画面」が表示されます。
読み込みはエラーとなり、データは読み込まれません。




CSV ファイルへグループデータを書き出す

グループデータを CSV ファイルへ書き出します。
  1.
画面下部の CSV ファイルへ書き出すをクリックする
→ 「グループの CSV ファイルへの書き出し - Step1/2」画面が表示されます。
  2.
「項目の候補」リストから、書き出す項目を選択する
→ 選択した項目が反転表示されます。複数選択できます。
  3.
を押す
→ 「書き出す順番」リストに、選択した項目が追加されます。

   

「(空)」を追加することもできます。「(空)」は複数追加できます。


「書き出す順番」リストから削除する場合は、目的の項目を選択し、 を押します。


項目を追加する場合は、手順 4. 〜 5. を繰り返します。
  4.
書き出す項目の順番を確認する
「書き出す順番」リストに表示されている順番で CSV ファイルへ書き出されます。順番を変更する場合は、目的の項目を選択し、リスト左のボタンで変更します。
   
一番上へ:一番上へ移動します。
1 つ上へ:1つ上へ移動します。
1 つ下へ:1つ下へ移動します。
一番下へ:一番下へ移動します。
  5.
CSV ファイルの 1 行目に項目名を書き出すかどうかを、「先頭行に項目名を書き出す」チェックボックスで設定する
   
項目名を書き出す場合:チェックを入れます。
項目名を書き出さない場合:チェックを外します。
  6.
を押す
→ 「グループ情報の CSV ファイルへの書き出し - Step 2/2」画面が表示されます。
   

を押すと、CSV ファイルへ書き出さずに「グループの設定」画面に戻ります。
  7.
CSV ファイルの内容を確認する
   

変更する場合は、 を押して設定を変更します。
  8.
を押し、ファイルの出力場所とファイル名を指定する
→ 指定した場所とファイル名でデータが保存されます。
   

を押すと、CSV ファイルからの読み込みをせずに「グループの設定」画面に戻ります。



グループを一括削除する

登録されている全てのグループを削除します。


【注意】
削除したデータは元に戻すことができません。重要なデータはバックアップを行い、保管することをおすすめします。

  1.
全てのグループを削除するをクリックする
→「全グループの削除」画面が表示されます。
  2.
内容を確認し、 を押す
→ グループ情報が全て削除され、「グループの設定」画面に戻ります。
   

を押すと、削除せずに「グループの設定」画面に戻ります。

バックアップについては、「バックアップ」をご覧ください。


バックアップ

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