トップページ

在宅勤務制度を導入する上で、評価や管理などの人事制度に加えて重要なのがシステム面の整備である。
直接のコミュニケーションや紙の受け渡しなどが出来ない在宅勤務環境では、オフィスと同等に仕事を行える「場(ワークプレース)」と「場所を問わずにアクセスできるネットワーク」を整備する必要がある。

サイボウズでは、場(ワークプレース)を提供する「グループウェア」と、モバイルアクセスを実現する「リモートサービス」を用意し、実際に自社の在宅勤務制度でも利用している。

グループウェアでオフィスと同等の「場(ワークプレース)」を実現

サイボウズのグループウェアは、「コミュニケーション」「情報公開・管理」「プレゼンス(在席)情報」「判断・決裁」の4つの要素と、それらの情報を集約する「ポータル」、情報セキュリティを守る「管理機能」により、在宅勤務でもオフィスと同等のワークプレースを提供している。

コミュニケーション

社内メール(メッセージ)機能

1対1や、部署内、特定のプロジェクトメンバーなど限定された範囲で、コミュニケーションを行えるツール。頻繁に会議を行えない環境でも、報告・連絡・相談をスムーズに行える。

メール機能

サイボウズのグループウェアでは、会社アドレス宛のメールをWebブラウザー上で送受信できるので、オフィスでも自宅でも社外からのメールを確認、対応できる。

報告書(マルチレポート)機能

あらかじめ作成した書式に従って顧客への対応履歴や議事録などを残すことが出来るツール。コメント機能を搭載しているので、遠隔地からでも報告内容への確認、アドバイスなども行える。検索性に優れているので、過去の報告履歴も容易に確認できる。

情報公開・管理

ファイル管理機能

働く場所を限定しない在宅勤務環境でも、電子ファイルをWebブラウザー上で管理、共有できるツール。ファイルの更新履歴を残すことができるバージョン管理機能や、同時更新を防ぐロック機能を搭載しているので離れた場所で複数メンバーがファイルを共有しても、意図しない更新を防ぐことが出来る。

掲示板機能

業務連絡や社内の規定など広範囲の情報公開、通達を行えるツール。朝礼など全員で集まる機会の少ない在宅勤務環境でも、業務に必要な情報をスムーズに取得できる。

プレゼンス(在席)情報

スケジュール機能

スケジュールを登録、共有できるツール。予定を公開しておくことにより、席にいない社員が会議中なのか外出中なのか、在宅勤務中なのか、周りのメンバーが判断できる。また、自宅からでも自分の予定を閲覧できる。

タイムカード機能

グループウェアへのログイン・ログアウト時刻を元に、勤怠を出力できるツール。在宅勤務中の社員のログイン状況も把握できる。

電話メモ機能

フォーマットに従って入力するだけで、電話メモを作成・メール転送できるツール。在宅勤務や外出中の社員宛の電話メモをスケジュール確認画面からワンクリックで入力出来るので、出勤しているメンバーの労力を最小限に抑えること可能。

判断・決裁

ワークフロー機能

交通費や勤怠の申請や、企画書の稟議決裁など、判断や承認を電子化するツール。紙の受け渡しが難しい在宅勤務環境でも、素早い判断、決裁を実現する。

必要な情報を集約するポータル

サイボウズのグループウェアは、自分宛の社内メールや掲示、ワークフローなど、確認が必要な情報を集約するポータル(トップページ)を持っている。各ツールを個別に確認しなくても、必要な情報が網羅されているので、ポータルさえ見れば場所を問わずスムーズに業務を行える。また、管理者が強制的にポータルへメッセージを掲載することも可能。様々なワークスタイルで働く社員へ、一括で情報を発信できる。

セキュリティ管理

ユーザー管理

社員のアカウント・パスワードなどは管理者側で一元管理が可能。万が一、パスワードなどが外部に漏れた場合も、管理者側で即座に変更できる。また、一定期間でパスワードを強制変更する機能も搭載しているので、在宅勤務環境でも一定のセキュリティを保つことが可能。

アクセス権管理

ファイル管理や掲示板、アドレス帳などは、部署や個人単位でアクセス権の設定が可能。情報の公開範囲を適切に管理できる。

ログ管理

ユーザーのログイン/ログアウト、アドレス帳の書き出しなどの操作ログを残すことが可能。いざという場合にもユーザーの操作状況を追跡できる。

サイボウズが提供する2つのグループウェア

サイボウズでは、企業規模やセキュリティポリシーに合わせて「サイボウズ Office 8」と「サイボウズ ガルーン 3」、2つのグループウェアを用意している。「サイボウズ Office 8」は300名以下の企業向けに提供する、安価で手軽なグループウェア。わかりやすい操作性とシェアNO1(※)の実績でITに不慣れな社員が多い企業でも安心して導入できる。「サイボウズ ガルーン 3」は、300名から数万人規模の企業向けに提供するグループウェア。より詳細なセキュリティ管理と強固なデータ基盤で、大規模環境でも安心して利用できる。

※ ノークリサーチ社「2010年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」グループウェア部門において

場所を問わずにアクセスできるネットワーク環境の構築

在宅勤務環境でも安全に社内のグループウェアにアクセスできるよう、サイボウズでは「リモートサービス」というモバイルアクセスサービスを提供している。

専用の証明書がインストールされていないパソコンからはアクセスできないので、第三者からのアクセスは遮断できる。
さらに、管理者側で利用ユーザーを制御できるので、端末紛失時や利用を停止したい場合も即座に対応可能だ。

また、「リモートサービス」のようなセキュリティを必要としない場合には、「ASP / SaaSサービス」を利用するのが便利である。インターネット上でグループウェアを利用できるので、インターネットにさえつながる環境であれば、場所を問わずに利用可能。サイボウズのASP/SaaSサービスは、パートナーによって提供されており、一部のパートナーでは証明書との併用でよりセキュリティの高いオプションサービスも提供している。

育児休暇中の孤独や不安を解消する「サイボウズLive」

在宅勤務ではないが、育児休暇中の社員は子供と2人きりの生活を数ヶ月〜1年以上過ごし、育児休暇を終えて本当に業務に復帰できるのか、自分は社内から忘れられているのではないか、など孤独や不安を感じることが多い。
サイボウズでは「サイボウズLive」という無料のツールを使い、人事担当者と育児休暇中の社員とのコミュニケーションを行っている。
「サイボウズLive」は、メッセージ、ファイル共有、スケジュール、ToDo管理などの機能を搭載し、メンバー間で共有できるツール。
日々のコミュニケーションに加え、必要な書類や面談の設定など、復職に向けて様々なサポートを行える。
また、フォトアルバム機能も搭載している「サイボウズLive」は、育児をしている社員同士での写真交換や質問などの場としても活用されている。