メールからレコードを登録したい
関連情報
［ライブラリ管理］

ライブラリ毎に指定したメールアドレス宛のメールを受信してライブラリに読み込むことで、メールをレコードとして登録できます。

 メール読み込みを利用するためには、メール読み込みの設定をする必要があります。
メール読み込みの設定では、受信するメールサーバーの設定だけでなく、受信許可の設定もできるので、セキュリティーも安心です。

※ メールをライブラリに読み込む作業は、ライブラリ管理権限のあるユーザーのみが行えます。
〈！〉 本文が text 形式のメールのみ表示することが可能となっております。その他の制限事項は こちら をご覧下さい。





■ メール読み込みの設定

メール読み込みの設定を初めて行う際は、設定ウィザードにそって以下の設定を行っていきます。

　・

受信メールサーバーの設定、受信するメールのサイズ制限の設定
  ※ メール受信は POP3サーバーからのみ行えます。 ( APOP認証には対応しています。 )
   
　・
 メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定、受信許可リストの設定、スパムメールの設定
   
　・ メールヘッダ読み込み書式の設定
   
　・ メール内容読み込み書式の設定


  1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メール読み込みの設定をしたいライブラリ ([ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

    ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある ［開く］を押すと便利です。

  2. ライブラリ ( [ライブラリ名][ ライブラリ名 ] ) をクリックする

    レコード一覧が表示されます。

  3. [ライブラリ管理] [ ライブラリ管理 ] を押す

    「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。

  4. 左のメニューから 「 ライブラリの基本設定 」 をクリックする

    「 ライブラリの基本設定 」 画面が表示されます。

  5. [ メール読み込み ] をクリックする

    「 メール読み込みの設定 （ 受信メールサーバーの設定 ） - step 1/4 」 画面が表示されます。

  6. 各項目を設定する

    受信メールサーバーの設定
      ・ 受信メールサーバー名 （ POP3 ）
      　 受信メールサーバー （ POP3 ） の IPアドレス、またはホスト名を入力してください。
    ※入力必須項目です。
      ・ APOP認証を行う
      　 POP3サーバーが APOP 認証に対応している場合はチェックしてください。
      ・ POP3アカウント名
      　 受信メールサーバー （ POP3 ） へのアカウント名を入力します。
    ※入力必須項目です。
      ・ POP3パスワード
      　 受信メールサーバー （ POP3 ） へのパスワードを入力します。
    ※入力必須項目です。
      ・ 受信メールサーバー ( POP3 ) にメールを残す
      　 POP3サーバーにメールを残すかどうか設定出来ます。

    メールを残す設定にする際は ［チェックボックス］ を入れてください。
    〈！〉 POP3サーバーにメールを残す設定にすると、POP3サーバーを圧迫する可能性があります。 できるだけ POP3サーバーにはメールを残さない設定にすることをお勧めします。

    受信するメールのサイズ制限の設定
     

    一度のセッションで受信する、1通あたりのメールのサイズの上限が設定ができます。こちらで指定したサイズ以上のメールを受信しないようになります。

    ・プルダウンメニューにて指定サイズを選択してください。

    　※ 選択できるメールサイズは以下の通りです。

    　　 512KB / 1MB / 3MB / 5MB / 10MB / 無制限
      ※ メールのサイズの制限を外すと、メールの送受信時にサーバーに負荷がかかる場合があります。
      ※

    		 ライブラリに送信されたメールが、サイズ制限を超えた場合はメールを受信しません。
    メール読み込み実行時に、メールサーバーから削除するか、他のメーラーから読み込むかを選択します。
    メール読み込み実行時に、メールサーバーから削除する方法は こちら をご覧ください。

  7. ［次へ≫］ を押す

    「 メール読み込みの設定 ( 受信許可リストの設定 ) - Step 2/4 」 画面が表示されます。

  8. 各項目を設定する

    メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定
      メールアドレスおよびドメイン指定受信の有効/無効を設定します。

    設定を有効にする場合、チェックボックスに ［チェックボックス］ をします。
      ※ 有効にしない場合、受信許可リストに関係なく全てのメールを受信し読み込みます。


    受信許可リストの設定
      受信を許可するメールアドレスおよびドメインの指定を行います。
    メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定が有効な場合のみここで指定されたリストが有効になります。
      受信許可リスト
      受信を許可するアドレスおよびドメインを指定することができます。
    ※ こちらで指定した文字列を含むメールを読み込むようになります。
      ○ メールアドレスおよびドメイン
      受信を許可したいメールアドレスおよびドメインを入力します。
    入力後、横にある ［←追加］ を押します。
      ○ ユーザー選択
        デヂエ のユーザー登録で、メールアドレスが登録されているユーザーを指定できます。
        1. グループのプルダウンメニューから、ユーザーが所属しているグループを選択してユーザーを一覧に表示させる。（ メールアドレスが登録されているユーザーのみ表示されます ）
        2. ユーザーをクリックして反転表示させ、［←追加］ を押す。
         

    スパムメールの設定
      受信許可していないメールアドレスからのメールの処理を指定します。

    受信許可リスト以外から送信されたメールをサーバーから削除する場合は、チェックボックスに ［チェックボックス］ をします。
      ※ サーバーからメールを削除するにチェックをしない場合は、手動でメールを削除します。削除方法は こちら をご覧ください。
      ※ メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定が有効な場合のみここでの設定が有効になります。

  9. ［次へ≫］ を押す

    「 メール読み込みの設定 ( メール読み込み書式の設定 ) - Step 3/4 」 画面が表示されます。

  10. メールヘッダ読み込み書式の設定をする

    メールヘッダ読み込み書式の設定
      受信したメールのメールヘッダ部の中なら、差出人 ( From ) 、件名 ( Subject ) 、送信日時 ( Date ) を指定したフィールドに取り込むことができます。

    また、その他任意のヘッダ値を指定し、フィールドに読み込む設定をすることもできます。
         
      ・



    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。

    [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ 任意のメールヘッダをフィールドに読み込む設定を行うときは、
    ［項目を追加する］を押し項目を増やします。
    そして、新たな項目にメールヘッダ値を直接書き込みます。
        ※



    		 Fromヘッダ、Subjectヘッダは 「 文字列 ( 1行 ) フィールド 」 のみ設定できます。
    Dateヘッダは 「 文字列 ( 1行 ) フィールド 」 「 日付時刻フィールド 」 のいずれかが設定できます。それ以外の任意のメールヘッダは 「 文字列 ( 1行 ) フィールド 」 「 文字列 ( 複数行 ) フィールド 」 のいずれかのフィールドタイプを選択できます。
         

  11. ［次へ≫］ を押す

    「 メール読み込みの設定 ( メール読み込み書式の設定 ) - Step 4/4 」 画面が表示されます

  12. メール内容読み込み書式の設定をする

    受信したメールの本文、添付ファイル、メールソースを読み込むフィールドを指定します。

    ※ 読み込むフィールドを指定しないと、読み込む処理を行いません。


    メール本文読み込み書式の設定
      受信したメールの本文を読み込むフィールドを指定します。
      ・



    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。

    [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ 文字列 （ 複数行 ） フィールドのみ設定できます。

    添付ファイル読み込み書式の設定
      受信したメールの添付ファイルを読み込む許可設定および読み込みフィールドを指定します。
      ・



    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。

    [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ ファイルフィールドのみ設定できます。

      〈！〉


    		 読み込める添付ファイルは、1ファイルのみとなります。
    もしメールに複数のファイルが添付されていても、登録されるのは1つだけです。その際、選択されるファイルは、そのフィールドの拡張子条件にマッチする一番最初に見つかったファイルとなります。


    メールソース読み込み書式の設定
      受信したメールのメールソース読み込み許可設定およびメールソースの読み込むフィールドを指定します。
      ・
    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。
        [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ ファイルフィールドのみ設定できます。

  13. ［ 設定する ］ を押す

    「 メール読み込みの設定 」 画面に戻ります。

    〈！〉



    		 メール読み込みの設定後、初期状態では、メール受信からレコード登録の設定は 無効 となっています。
    メール読み込みの設定を有効にする場合は、画面右上部の ［ 有効にする ］ を押してください。

 

■ メール読み込みの編集

  1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メール読み込みの設定をしたいライブラリ ([ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

    ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある ［開く］を押すと便利です。

  2. ライブラリ ( [ライブラリ名][ ライブラリ名 ] ) をクリックする

    レコード一覧が表示されます。

  3. [ライブラリ管理] [ ライブラリ管理 ] を押す

    「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。

  4. 左のメニューから 「 ライブラリの基本設定 」 をクリックする

    「 ライブラリの基本設定 」 画面が表示されます。

  5. [ メール読み込み ] をクリックする

    「 メール読み込みの設定 」 画面が表示されます。

  6. ここでは、受信メールサーバーの設定、メール受信許可、フィールド割り当ての設定を編集することができます

    編集したい項目の ［ 設定する ］ をクリックする。

    ◆ メール受信からレコード登録の設定を切り替える
       
    ◆ 受信メールサーバーの設定
       
    ◆ メール受信許可
       
    ◆ フィールド割り当て


◆ メール受信からレコード登録の設定を切り替える

    メール読み込みの設定を切り替えるには、画面右上部の ［ 有効にする ］ ［ 無効にする ］ を押してください。
    〈！〉



    		 メール読み込みの設定後、初期状態では、メール受信からレコード登録の設定は 無効 となっています。
    メール読み込みの設定を有効にする場合は、画面右上部の ［ 有効にする ］ を押してください。

◆ 受信メールサーバの設定を編集する

    1. 受信メールサーバー （ POP3 ） の右横の ［ 設定する ］ をクリックする
     
    「 メール読み込みの設定 ( 受信メールサーバーの設定 ) 」 画面が表示されます。
    2. 必要事項を編集する

    受信メールサーバーの設定
      ・ 受信メールサーバー名 （ POP3 ）
      　 受信メールサーバー （ POP3 ） の IPアドレス、またはホスト名を入力してください。
    ※入力必須項目です。
      ・ APOP認証を行う
      　 POP3サーバーが APOP 認証に対応している場合はチェックしてください。
      ・ POP3アカウント名
      　 受信メールサーバー （ POP3 ） へのアカウント名を入力します。
    ※入力必須項目です。
      ・ POP3パスワード
      　 受信メールサーバー （ POP3 ） へのパスワードを入力します。
    ※入力必須項目です。
      ・ 受信メールサーバー ( POP3 ) にメールを残す
      　 POP3サーバーにメールを残すかどうか設定出来ます。

    メールを残す設定にする際は ［チェックボックス］ を入れてください。
      〈！〉 POP3サーバーにメールを残す設定にすると、POP3サーバーを圧迫する可能性があります。 できるだけ POP3サーバーにはメールを残さない設定にすることをお勧めします。

    受信するメールのサイズ制限の設定
     

    一度のセッションで受信する、1通あたりのメールのサイズの上限が設定ができます。指定したサイズ以上のメールを受信しません。

    ・プルダウンメニューにて指定サイズを選択してください。

    　選択できるメールサイズは以下の通りです。

    　512KB / 1MB / 3MB / 5MB / 10MB / 無制限
      ※ メールのサイズの制限を外すと、メールの送受信時にサーバーに負荷がかかる場合があります。
      ※

    		 ライブラリに送信されたメールが、サイズ制限を超えた場合はメールを受信しません。
    メール読み込み実行時に、メールサーバーから削除するか、他のメーラーから読み込むかを選択します。
    メール読み込み実行時に、メールサーバーから削除する方法は こちら をご覧ください。

    3. ［ 設定する ］ を押す
     
    「 メール読み込みの設定 」 画面に戻ります。

[▲TOP]



◆ メール受信許可の設定を編集する

    1.

    メール受信許可 の右横の ［ 設定する ］ をクリックする
     
    「 メール読み込みの設定 ( 受信許可リストの設定 ) 」 画面が表示されます。
    2. 必要事項を編集する
    メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定
      メールアドレスおよびドメイン指定受信の有効/無効を設定します。

    設定を有効にする場合、チェックボックスに ［チェックボックス］ をします。
      ※ 有効にしない場合、受信許可リストに関係なく全てのメールを受信し読み込みます。
    受信許可リストの設定
      受信を許可するメールアドレスおよびドメインの指定を行います。
    メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定が有効な場合のみここで指定されたリストが有効になります。
      受信許可リスト
      受信を許可するアドレスおよびドメインを指定することができます。

    ※ こちらで指定した文字列を含むメールを読み込むようになります。
      ○ メールアドレスおよびドメイン
      受信を許可したいメールアドレスおよびドメインを入力します。
    入力後、横にある ［←追加］ を押します。
      ○ ユーザー選択
        デヂエ のユーザー登録で、メールアドレスが登録されているユーザーを指定できます。
        1. グループのプルダウンメニューから、ユーザーが所属しているグループを選択してユーザーを一覧に表示させる。（ メールアドレスが登録されているユーザーのみ表示されます ）
        2. ユーザーをクリックして反転表示させ、［←追加］ を押す。
         
    スパムメールの設定
      受信したメールが受信許可リストに登録されていない場合の処理を指定します。

    受信許可リスト以外から送信されたメールをサーバーから削除する 場合は、チェックボックスに ［チェックボックス］ をします。
      ※ サーバーからメールを削除するにチェックをしない場合は、手動でメールを削除します。削除方法は こちら をご覧ください。
      ※ メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定が有効な場合のみここでの設定が有効になります。

    3. ［ 設定する ］ を押す
     
    「 メール読み込みの設定 」 画面に戻ります。


    [▲TOP]



◆ フィールド割り当ての編集をする

    1.

    フィールドの割り当て の右横の ［ 設定する ］ をクリックする
     
    「 メール読み込みの設定 ( メール読み込み書式の設定 ) 」 画面が表示されます。
    2. 必要事項を編集する

    メールヘッダ読み込み書式の設定
      受信したメールのメールヘッダ部の中なら、差出人 ( From ) 、件名 ( Subject ) 、送信日時 ( Date ) を指定したフィールドに取り込むことができます。

    また、その他任意のヘッダ値を指定し、フィールドに読み込む設定をすることもできます。
         
      ・



    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。

    [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ 任意のメールヘッダをフィールドに読み込む設定を行うときは、
    ［項目を追加する］を押し項目を増やします。
    そして、新たな項目にメールヘッダ値を直接書き込みます。
        ※



    		 Fromヘッダ、Subjectヘッダは 「 文字列 ( 1行 ) フィールド 」 のみ設定できます。
    Dateヘッダは 「 文字列 ( 1行 ) フィールド 」 「 日付時刻フィールド 」 のいずれかが設定できます。それ以外の任意のメールヘッダは 「 文字列 ( 1行 ) フィールド 」 「 文字列 ( 複数行 ) フィールド 」 のいずれかのフィールドタイプを選択できます。

    3.

    ［次へ≫］ を押す
     
    「 メール読み込みの設定 ( メール読み込み書式の設定 ) 」 画面が表示されます。

    続いて、メール本文読み込みの設定、添付ファイル読み込みの設定、メールソース読み込み書式の設定を編集することができます。

    4. メール内容読み込み書式の設定をする

    受信したメールの本文、添付ファイル、メールソースを読み込むフィールドを指定します。
     
    ※ 読み込むフィールドを指定しないと、読み込む処理を行いません。


    メール本文読み込み書式の設定
      受信したメールの本文を読み込むフィールドを指定します。
      ・



    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。

    [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ 文字列 （ 複数行 ） フィールドのみ設定できます。

    添付ファイル読み込み書式の設定
      受信したメールの添付ファイルを読み込む許可設定および読み込みフィールドを指定します。
      ・



    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。

    [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ ファイルフィールドのみ設定できます。
      〈！〉


    		 読み込める添付ファイルは、1ファイルのみなとなります。
    もしメールに複数のファイルが添付されていても、登録されるのは1つだけです。その際、選択されるファイルは、そのフィールドの拡張子条件にマッチする一番最初に見つかったファイルとなります。

    メールソース読み込み書式の設定
      受信したメールのメールソース読み込み許可設定およびメールソースの読み込むフィールドを指定します。
      ・
    		 読み込みフィールドを、プルダウンメニューから選択する。
        [ 新規にフィールドを作成する ] を選択すると、メールヘッダ項目を読み込むフィールドを追加できます。
        ※ ファイルフィールドのみ設定できます。

    5. ［ 設定する ］ を押す
     
    「 メール読み込みの設定 」 画面に戻ります。






■ メール読み込みの実行

  1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メールからの読み込みを実行したいライブラリ ([ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

    ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある ［開く］を押すと便利です。

  2. ライブラリ ( [ライブラリ名][ ライブラリ名 ] ) をクリックする

    レコード一覧が表示されます。

  3. [ライブラリ管理] [ ライブラリ管理 ] を押す

    「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。

  4. 「 ライブラリの入出力、削除 」 をクリックする

    「 ライブラリの入出力、削除 」 画面が表示されます。

  5. [ メールからの読み込み ] をクリックする

    「 メールからの読み込み 」 画面が表示されます。

    ※

    		 メール読み込みの設定にて、メール受信からレコード登録の設定が無効になっている場合は、メールからの読み込みを実行できません。その際は、メール読み込み設定画面にてメール受信でのレコード登録を有効にしてください。

  6. ［メールを受信し、ライブラリに読み込む］ を押す

    ※

    メール受信後のレコード数の合計が11以上になる時は、ライブラリが本運用でないとメールを読み込むことができません。 お手数ですが、仮運用のライブラリは本運用に切り替えた後、再度メール読み込みを実行してください。
    なお、本運用への切り替えはシステム管理者、もしくは本運用切替権限を与えられたユーザーに依頼してください。
    ※


    		 1度の操作で受信できるのは、受信メール総数 100件まで、または受信メール総サイズ 10MBまでです。いずれかの制限を超えた場合は、一度メール受信を中断します。全てのメールを受信できなかった際は、お手数ですが再度メール受信を行ってください。
    ※ メール読み込みによって登録されたレコードのレコード登録者は、メール読み込み作業を実行したユーザーになります。

  7. 「 ライブラリの入出力、削除 」 画面へ戻ります

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ONE POINT

未受信メールの削除

ライブラリに送信されたメールが、サイズ制限を超えた場合、スパムメールの設定にて、受信許可リスト以外から送信されたメールをサーバーから削除する設定にしなかった場合のメール削除法を案内します。

「 メールからの読み込み 」 画面にて ［メールを受信し、ライブラリに読み込む］ を押して、メールを読み込む際、
サイズ制限を超えたメール、受信許可のされていないメールは以下のように表示されます。

これらのメールは、「デヂエ」 では受信出来ませんので、他のメールソフトから受信するか
メールサーバーから削除してください。

例） サイズ制限を超えたメール、受信許可のされていないメールの表示
［チェックボックス］ 件名 差出人 送信日時 サイズ

大阪出張

佐藤　昇

 2004/10/12 22:09:08 3216KB
未承諾広告 test@bozuman.co.jp 2004/10/12 23:18:20 3KB



◆ 未受信メールの削除方法

1. 以下の画面にて、削除するメールにチェックを入れる

2. ［チェックしたメールをサーバーから削除する］ を押す

　メールをサーバーから削除します。よろしいですか?と聞かれます。

3. [はい] を押します

　［ 戻る ］ もしくは ［ 管理メニューへ ］ をクリックし、任意の画面へ移動してください。

※ 未受信メールは削除されるまで表示され続けます。

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ONE POINT

制限事項について

メール読み込み機能をご利用になる際に、以下の制限事項がございます。ご利用前に一度ご確認下さい。

※ メール本文には、text形式 ( ContentType が text/plain ) のみ読み込まれます。メール本文が HTML形式のみの場合などは、本文が読み込まれません。ご留意ください。
※ メール受信時にメールの結合は行いません。
※ uuencode方式でエンコードされた添付ファイルを閲覧することができません。
※ Unicode(UTF-8 など)形式のメールは文字化けして表示され、閲覧することができません。
※ 画像がインラインで挿入されているHTMLメールを正常に閲覧することができません。
※

「デヂエ」が認識するメール日付形式は以下の通りです。
※これ以外の形式のメールは日時の表示が正しくなりません。

[day, ] date mon year hour:min:sec [("+"/"-") HH:MM]
[day, ] date mon year hour:min:sec [zone]


例： Date: Tue, 28 Jan 2003 14:12:41 +0900
　 Date: Tue, 28 Jan 2003 14:12:41 JST
　 Date: 28 Jan 2003 14:12:41 +0900


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フィールドの追加
　 　
　 　
　 　
フィールドタイプの詳細
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
フィールドの追加
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
フィールドの追加
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
フィールドの追加
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
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