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データの検索

多くの情報から目的のデータを検索する方法として、以下を用意しています。

  • ライブラリ管理者の設定によって、メニューに表示しない設定になっている検索 (検索／詳細検索／絞り込み) は、実行できません。
  • データ数の多いライブラリの場合は、詳細検索の利用を推奨します。通常の検索の場合、全フィールド×全レコードが対象となるため、時間がかかります。
  • 自動ルックアップフィールドを対象とした検索は、通常より時間がかかります。

簡易検索を行う

キーワードを入力して、全フィールド×全レコードを対象に、指定した文字や数値を含むレコードを簡単に検索できます。
どのフィールドに対して検索すればよいのか分からないときに便利です。

  • ライブラリ管理者の設定によって、メニューに「検索」を表示しない設定になっている場合は、簡易検索を実行できません。
  • チェックボックスは検索対象外です。
  1. ホーム画面に、目的の [ライブラリ名] ［ライブラリ名］を表示する
  2. [ライブラリ名] ［ライブラリ名］をクリックする
    → レコード一覧画面が表示されます。
  3. レコード一覧画面上部の [検索窓] に、目的の文字列を入力する
  4. [検索] をクリックする
    → 検索結果が一覧表示されます。
    検索件数が表示されるように設定している場合は、検索結果としてヒットしたレコード数が画面左上に表示されます。
    ※すべてのレコード一覧へ戻る場合は、[レコード一覧へ戻る] をクリックします。
    ※より詳細な検索を行う場合は、[詳細検索] をクリックします。
    詳細検索については、「詳細検索を行う」を参照してください。
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詳細検索を行う

対象フィールドを指定して、一度に複数の条件を指定して検索できます。指定したすべての条件を満たすレコードを検索する場合は「AND 条件」、どれかを満たすレコードを検索する場合は「OR 条件」として指定します。
さらに、AND 条件と OR 条件の、どちらかを満たす検索と、両方を満たす検索が行えます。

検索結果からさらに条件を追加して検索することが可能です。
検索対象フィールドの指定、日付や数値の範囲指定、チェックされているかどうかの指定なども可能です。対象フィールドを指定できるため、大量のデータから検索するときに便利です。

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AND 条件と OR 条件のどちらかを満たす検索を行う

AND 条件と OR 条件を指定し、どちらかを満たす検索を行います。

  • ライブラリ管理者の設定によって、メニューに「詳細検索」を表示しない設定になっている場合は、この操作は実行できません。
  • アクセス権が制限されていて、検索するユーザーが閲覧できないフィールドは検索対象外です。
  1. ホーム画面に、目的の [ライブラリ名] ［ライブラリ名］を表示する
  2. [ライブラリ名] ［ライブラリ名］をクリックする
    → レコード一覧画面が表示されます。
  3. [詳細検索] をクリックする
    → 検索条件を設定する画面が表示されます。
  4. 検索条件を指定する
    1. [検索条件] タブが選択されていることを確認します。
    2. 複数の条件を設定する場合は、プルダウンメニューから検索方法を選択します。
      • 「以下のすべての条件を満たす場合」 (AND 検索)
      • 「以下のいずれかの条件を満たす場合」 (OR 検索)
      ※AND 条件と OR 条件を同時に満たす検索を行うことも可能です。
      設定方法については、「AND 条件と OR 条件を同時に満たす検索を行う」を参照してください。
    3. プルダウンメニューから、検索対象にするフィールド名を選択します。
      すべてのフィールドを対象とする場合は、「いずれかのフィールド」を指定します。
    4. 検索条件を指定します。
      • 文字列、数値、日付などを入力します。
      • 指定した検索条件について、「と同じ」「と異なる」などの検索演算子を指定します。
        有効な検索演算子は、検索対象フィールドのフィールドタイプによって異なります。
        詳細については、「有効な検索演算子」を参照してください。
    5. 複数の検索条件を指定する場合は、手順 3. 〜 4. を繰り返します。
      ※設定条件を増やす場合は、 [条件を増やす] をクリックします。
      ※設定条件を減らす場合は [削除する] をクリックします。
      ※すべての検索条件をクリアする場合は、 [クリアする] をクリックします。
    検索条件の指定については、 「検索条件の入力方法」 を参照してください。
  5. [検索する] をクリックする
    → 検索結果が表示されます。
    検索件数を「表示する」と設定した場合は、検索結果としてヒットしたレコード数が画面左上に表示されます。
    ※検索しなおす場合は、検索結果画面の [検索条件] タブをクリックします。元の条件に追加／編集できます。
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AND 条件と OR 条件を同時に満たす検索を行う

[さらに検索する条件] タブを利用して、AND 条件と OR 条件の両方を同時に満たす検索を行います。

  • ライブラリ管理者の設定によって、メニューに「詳細検索」を表示しない設定になっている場合は、この操作は実行できません。
  • アクセス権が制限されていて、検索するユーザーが閲覧できないフィールドは検索対象外です。
  1. 検索条件を指定する
    1. [検索条件] タブが選択されていることを確認します。
    2. プルダウンメニューから検索方法を選択します。
      • 「以下のすべての条件を満たす場合」 (AND 検索)
      • 「以下のいずれかの条件を満たす場合」 (OR 検索)
  2. 検索対象にするフィールド名を選択する
    プルダウンメニューから、目的のフィールド名を選択します。
    すべてのフィールドを対象とする場合は、「いずれかのフィールド」を指定します。
  3. 検索条件を指定する
    • 文字列、数値、日付などを入力します。
    • 検索演算子を指定します。
      有効な検索演算子は、検索対象フィールドのフィールドタイプによって異なります。
      詳細については、「有効な検索演算子」を参照してください。
    ※設定条件を増やす場合は、 [条件を増やす] をクリックします。
    ※設定条件を減らす場合は [削除する] をクリックします。
    ※すべての検索条件をクリアする場合は、 [クリアする] をクリックします。
    検索条件の指定については、 「検索条件の入力方法」 を参照してください。
  4. [さらに検索する条件] タブをクリックする
    プルダウンメニューから検索方法を選択します。
    • 「以下のすべての条件を満たす場合」　　　 (AND 検索)
    • 「以下のいずれかの条件を満たす場合」 (OR 検索)
    ※[検索条件] タブが選択されている状況で [検索する] をクリックすと、 [さらに検索する条件] の条件は無効となります。 [さらに検索する条件] タブの設定内容を含めて検索する場合は、 [さらに検索する条件] タブが選択されている状態で [検索する] を実行してください。
  5. 検索対象フィールドを選択する
    プルダウンメニューから、目的のフィールド名を選択します。
    すべてのフィールドを対象とする場合は、「いずれかのフィールド」を指定します。
  6. 検索条件を指定する
    • 文字列、数値、日付などを入力します。
    • 検索演算子を指定します。
      有効な検索演算子は、検索対象フィールドのフィールドタイプによって異なります。
      詳細については、「有効な検索演算子」を参照してください。
    ※設定条件を増やす場合は、 [条件を増やす] をクリックします。
    ※設定条件を減らす場合は [削除する] をクリックします。
    ※すべての検索条件をクリアする場合は、 [クリアする] をクリックします。
    検索条件の指定については、 「検索条件の入力方法」 を参照してください。
  7. をクリックする
    → 検索結果が表示されます。
    検索件数を「表示する」と設定した場合は、画面左上に検索結果としてヒットしたレコード数が表示されます。
    ※検索しなおす場合は、検索結果画面の [検索条件] [さらに検索する条件] タブをクリックします。元の条件に追加／編集できます。

検索対象とするフィールドによって、検索条件の指定は以下のように異なります。

  • メニュー (文字列)、ラジオボタン
    プルダウンメニューから選択します。プルダウンメニューには、設定されている項目が表示されます。
  • メニュー (ユーザー)、登録者、更新者
    プルダウンメニューから選択します。プルダウンメニューには、「サイボウズ デヂエ」に設定されているユーザーが表示されます。
    直接入力も行えます。「(直接入力)」を選択し、検索文字列を入力してください。
  • 日付、日付時刻、時刻、登録日時、更新日時
    プルダウンメニューから選択します。プルダウンメニューには、日付と時刻が表示されます。
    • 今日、昨日、明日 : 実行している日から換算します。
    • 今週、先週、来週 : 実行している週から換算して、日曜から土曜で区切ります。
    • 今月、先月、来月 : 実行している月から換算して、1 日から月末日で区切ります。
    • 今年、昨年、来年 : 実行している年から換算して、1 月から 12 月で区切ります。

    直接入力も行えます。「(直接入力)」を選択し、年月日時分を入力してください。
    全角／半角は区別されるため、数値は半角で入力してください。大文字／小文字は区別されません。

    選択入力も行えます。「(選択入力)」を選択し、プルダウンメニューから年月日時分を選択してください。

    なお、プルダウンメニューで選択できない範囲の日付を検索する場合は、「(直接入力)」で指定してください。

文字列や数値などを含まないレコードを検索する場合は、入力フィールドには何も記入せず、検索演算子を「と同じ」に設定します。

担当者が「田中さん」か「佐藤さん」で、対応状況が「完了」になっているレコードを検索する場合は、以下のように指定します。

  1. [検索条件] タブをクリックして、OR 条件として以下を指定します。
    ・　「担当者」フィールドが　田中　と同じ
    ・　「担当者」フィールドが　佐藤　と同じ
  2. [さらに検索する条件] タブをクリックして、AND 条件として以下を指定します。
    ・　「状況」フィールドが　完了　と同じ
  3. 検索を実行します。
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絞り込みを利用して検索する

あらかじめ登録した、頻繁に利用される条件で、検索します。

  • ライブラリ管理者の設定によって、メニューに「絞り込み」を表示しない設定になっている場合は、絞り込みを実行できません。
  • 絞り込みにアクセス権が設定されている場合は、ユーザーによって利用可能な絞り込みが異なります。
  1. ホーム画面に、目的の [ライブラリ名] ［ライブラリ名］を表示する
  2. [ライブラリ名] ［ライブラリ名］をクリックする
    → レコード一覧画面が表示されます。
  3. 「絞込」プルダウンメニューから、 目的の絞り込み名を選択する
    → 絞り込まれた状態のレコード一覧が表示されます。
    絞り込み件数を「表示する」と設定した場合は、絞り込み結果のレコード数が画面左上に表示されます。
    ※絞り込んだ状態で、レコード一覧ビューを切り替えることもできます。
    ※絞り込んだレコードに対して、「集計」「CSV 書き出し」「文字列の置換」「再ルックアップ」「印刷」「一括削除」「XML 書き出し」「レコードコピー」も行えます。
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ライブラリ検索を行う

「サイボウズ デヂエ」で作成したライブラリについて、「ライブラリ名」「ライブラリメモ」を対象に検索できます。検索対象のフォルダを指定する場合や、「レコード値」を対象にして検索する場合は、ライブラリの詳細検索を利用します。

システム設定によっては、ライブラリ検索が行えない場合もあります。詳細については、システム管理者にお問い合わせください。

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ライブラリ検索を行う

  1. ホーム画面で [検索窓] [ライブラリ検索] に、目的の文字列を入力する
  2. [ライブラリ検索] をクリックする
    → 検索結果が表示されます。

  • [ライブラリ名] ［ライブラリ名］をクリックすると、レコード一覧画面が表示されます。
  • [検索条件] をクリックすると、ライブラリ検索を行った条件が反映された検索条件設定画面が表示されます。
    さらに新しい条件を指定して検索することも可能です。
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ライブラリ詳細検索を行う

  1. ホーム画面で [検索窓] [ライブラリ検索] 横の [詳細検索] をクリックする
    → 「ライブラリ検索」画面が表示されます。
  2. 以下の項目を設定する
    検索対象フォルダ 目的のフォルダをプルダウンメニューから選択します。
    「サブフォルダも検索対象とする」にチェックを入れると、検索対象フォルダに指定したフォルダ階層下のフォルダ以下のライブラリを検索対象できます。
    検索文字列 検索する文字列を入力します。
    検索対象 検索する項目として、以下のどちらかを選択します。
    • ライブラリ名・メモ
    • レコード値

    「レコード値」を対象に検索すると、ライブラリ数、登録レコード数によっては非常に時間がかかる場合があります。
  3. [検索する] をクリックする
    → 検索結果が表示されます。
    検索対象として「ライブラリ名・メモ」を選択した場合は、検索文字列を含むライブラリ名とメモが一覧表示されます。
    検索対象として「レコード値」を選択した場合は、検索文字列を含むレコード値が一覧表示されます。
  4. [ライブラリ名] ［ライブラリ名］、 [メモ] ［メモ］、または [レコード簡易検索] ［レコード簡易検索］をクリックする
    → クリックした対象によって、以下の画面が表示されます。
    [ライブラリ名]［ライブラリ名］をクリックした場合 ライブラリのレコード一覧画面が表示されます。
    [メモ]［メモ］をクリックした場合 ライブラリの「ライブラリの情報」画面が表示されます。
    [レコード簡易検索]［レコード簡易検索］をクリックした場合 「1」で入力した文字列でライブラリに登録されているレコードを対象に検索した結果が、レコード一覧画面に表示されます。

[検索条件] をクリックすると、ライブラリ検索を行った条件が反映された検索条件設定画面が表示されます。
さらに新しい条件を指定して検索することも可能です。

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