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ライブラリの作成　[ライブラリ管理]

「サイボウズ デヂエ」に、ライブラリを作成します。
ライブラリは、新規作成の他にも、テンプレートからの作成、DBM ファイルからの作成、CSV ファイルからの作成ができます。

ライブラリの作成権限が与えられてないユーザーは、ライブラリを作成できません。詳細については、システム管理者にお問い合わせください。

ライブラリを新規作成する

新規でライブラリを追加する場合、以下のながれで詳細な設定まで行えます。

  1. ホーム画面で、ライブラリを追加する [フォルダ名] ［フォルダ名］をクリックする
  2. [ライブラリの追加] ［ライブラリの追加］をクリックする
    → 「ライブラリの追加」画面が表示されます。
  3. ［新規に追加する］をクリックする
    → 「新規に追加 - Step 1/2」画面が表示されます。
  4. ライブラリ名を入力する
    必須項目です。必ず入力してください。
    同一フォルダ内で重複したライブラリ名は設定できません。
  5. 必要に応じて、メモを入力する
    ライブラリに記録しておくこと、他のユーザーに伝えることなどを入力します。
    ※「サイボウズ デヂエ」にログインして操作している場合は、ライブラリ管理者を設定することもできます。
  6. [次へ≫] をクリックする
    → 「新規に追加 - Step 2/2」画面が表示されます。
  7. フィールド名、フィールドタイプ、コメントを設定する
    「フィールド名」は必須項目です。必ず入力してください。

    「フィールドタイプ」は、初期設定では「文字列 (1 行)」が設定されています。プルダウンメニューから目的のフィールドタイプを選択します。
    選択できるフィールドタイプは以下のとおりです。

    【フィールドタイプ一覧】
    文字列
    (1 行)     		[文字列 (1 行)] メニュー
    (文字列)     		[メニュー (文字列)]
    文字列
    (複数行)     		[文字列 (複数行)] メニュー
    (ユーザー)     		[メニュー (ユーザー)]
    数値 [数値] 日付 [日付]
    URL [URL] 時刻 [時刻]
    日付時刻 [日付時刻]
    チェックボックス [チェックボックス] ファイル [ファイル]
    ラジオボタン [ラジオボタン] イメージ URL [URL]
    　例) http://cybozu.co.jp/image.jpg)
    時間量 [時間量] 日 [時間量] 時間 [時間量] 分 [時間量] 秒
    自動計算 計算式が表示されます。
    　　例) 「単価×個数」
    時間計算 計算式が表示されます。
    　　例) 「日付＋時間量」
    自動採番 1 ずつ加算される数値が登録されます。
    自動ルックアップ リレーションが設定されたライブラリのデータが表示されます。
    ※複数のフィールドを登録する場合は、 [フィールドを増やす] をクリックします。
    詳細については、「フィールドの詳細設定」を参照してください。
  8. [完了する] をクリックする
    → 「ライブラリの追加完了」画面が表示されます。

これで、ライブラリが作成されました。
引き続き、作成したライブラリに対して、次の動作を行えます。

  • ライブラリの基本設定を行う ライブラリの基本設定を行う
    → 「ライブラリの設定 -Step1/3」画面が表示されます。
    　　ライブラリのデザインやアクセス権、「メニュー (文字列)」「メニュー (ユーザー)」「ラジオボタン」フィールドなどの項目を設定できます。
    設定方法については、「ライブラリの基本設定を行う ［ライブラリの基本設定を行う］を選択した場合」を参照してください。
  • レコード一覧画面を表示する レコード一覧画面を表示する
    → 作成したライブラリのレコード一覧画面を閲覧できます。
  • ライブラリにレコードを登録する ライブラリにレコードを登録する
    → 「レコードの新規登録」画面が表示されます。作成したライブラリにレコードを登録できます。
  • ライブラリの詳細設定を行う ライブラリの詳細設定を行う
    → 「ライブラリ管理メニュー」画面が表示されます。ライブラリの情報を設定できます。
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ライブラリの基本設定を行う ［ライブラリの基本設定を行う］を選択した場合

  1. 「ライブラリの設定 -Step1/3」画面で、ライブラリのヘッダ・フッタの色を選択する
  2. [次へ≫] をクリックする
    → 「ライブラリの設定 - Step 2/3」画面が表示されます。
  3. ライブラリへのアクセス権を設定する
  4. [次へ≫] をクリックする
    → 「ライブラリの設定 -Step3/3」画面が表示されます。
  5. 必要に応じて、ライブラリの詳細設定またはフィールドの詳細設定を行う
    設定したフィールドのフィールドタイプによって、表示される詳細設定のリンクが異なります。
    • 「メニュー (文字列)」「メニュー (ユーザー)」「ラジオボタン」が設定されていない場合
      ライブラリの詳細設定を行うリンクが表示されます。
      • レコードの表示方法を設定する場合
        ［→ライブラリビューの設定から行えます。］をクリックします。
        　→「ライブラリビューの設定」画面が表示されます。
      • ライブラリの様々な使い方を設定する場合
        ［→ライブラリの基本設定から行えます。］をクリックします。
        　→「ライブラリの基本設定」画面が表示されます。
      • ロゴの表示内容を設定する場合
        ［→ヘッダ・フッタの設定から行えます。］をクリックします。
        　→「ヘッダ・フッタの設定」画面が表示されます。
      • ツールメニューの表示内容を設定する場合
        ［→メニューの設定から行えます。］をクリックします。
        　→「メニューの設定」画面が表示されます。
    • 「メニュー (文字列)」「メニュー (ユーザー)」「ラジオボタン」が設定されている場合
      選択項目を設定します。
  6. [完了する] をクリックする
    → 追加したライブラリのレコード一覧画面が表示されます。

その他の項目の設定については、「ライブラリ管理メニュー」画面で行います。

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ライブラリをテンプレートから作成する

  1. ホーム画面で、ライブラリを追加する [フォルダ名] ［フォルダ名］をクリックする
  2. [ライブラリの追加] ［ライブラリの追加］をクリックする
    → 「ライブラリの追加」画面が表示されます。
  3. ［テンプレートから追加する］をクリックする
    → 「サイボウズ デヂエ」に登録されているテンプレートの一覧が表示されます。
  4. 目的のテンプレートの [ライブラリを追加する] をクリックする
    → 「ライブラリの追加」画面が表示されます。
    　「ライブラリ名」「メモ」には、選択したテンプレートの設定内容が表示されています。「位置」には、手順 1. で設定したフォルダ名が表示されます。
    ※テンプレート名右側の［詳細］をクリックすると、「テンプレート詳細」画面が表示され、テンプレートの詳細情報を確認できます。このテンプレートからライブラリを作成する場合は、画面下部の [ライブラリを追加する] をクリックします。
  5. 必要に応じて、ライブラリ名／位置／メモを変更する
    「ライブラリ名」は必須項目です。必ず入力してください。
  6. [追加する] をクリックする
    → 追加したライブラリのレコード一覧画面が表示されます。

テンプレートからライブラリを作成した場合、「全員」がライブラリ管理者として設定されています。
ライブラリ作成後は、まずライブラリ管理者を設定されることを推奨します。

テンプレートからライブラリを作成する方法について

「(ルートフォルダ)」直下の「テンプレートテンプレート」フォルダには、「サイボウズ デヂエ」に登録されているテンプレートが保存されています。
ホーム画面で、「テンプレートテンプレート」フォルダを選択すると、画面右側にテンプレート一覧が表示されます。ライブラリを作成する場合は、目的のテンプレートの [ライブラリを追加する] をクリックします。

テンプレート一覧からのライブラリの作成方法については、「ライブラリをテンプレートから作成する」の手順 4. 〜 6. を参照してください。
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ライブラリを DBM ファイルから作成する

  • 11 レコード以上登録されたライブラリの読み込みは、システム管理者または本運用切替権限のあるユーザーのみ行えます。
  • DBM ファイルに設定されているアクセス権／メール通知／メール読み込み／レコードコピー／リレーション・ルックアップについては、DBM ファイルに書き出した時点で無効になります。
  • ファイルフィールドに添付されたファイルは破棄され、ファイル名のみが読み込まれます。
  1. ホーム画面で、ライブラリを追加する [フォルダ名] ［フォルダ名］をクリックする
  2. [ライブラリの追加] ［ライブラリの追加］をクリックする
    → 「ライブラリの追加」画面が表示されます。
  3. ［DBM ファイル (*.dbm) から追加する］をクリックする
    → 「DBM ファイル (*.dbm) から追加 - Step 1/2」画面が表示されます。
  4. [参照] をクリックし、読み込む DBM ファイルを選択する
    入力欄に、読み込む DBM ファイルのファイルパスを直接入力することもできます。
  5. [次へ≫] をクリックする
    → 「DBM ファイル (*.dbm) から追加 Step 2/2」画面が表示されます。
    ※本運用切替権限のないユーザーが 11 レコード以上登録された DBM ファイルを読み込もうとしても、読み込みは実行できません。[ホームへ] をクリックしてください。
  6. 内容を確認し、 [完了する] をクリックする
    → 追加したライブラリのレコード一覧画面が表示されます。
    　読み込んだ DBM ファイルが 10 レコード以内の場合は、「仮運用ライブラリ」として読み込まれます。
    ※読み込み先フォルダ内に、DBM ファイルと同じ名前のライブラリが存在する場合、DBM ファイルの内容は「(DBM ファイル名) - (番号)」というライブラリ名で追加されます。
    仮運用と本運用については「仮運用と本運用について」を参照してください。

DBM ファイルからライブラリを作成することによって、以下の情報が破棄されます。

  • アクセス権の設定
  • メール通知の設定
  • リレーション／ルックアップの設定
  • ファイルフィールドの添付ファイル (ファイル名のみ読み込まれます)
  • メール読み込みの設定
  • レコードコピーの設定
  • フィールドタイプ「メニュー（ユーザー）」のメニュー項目の設定

DBM ファイルからライブラリを作成した場合は、上記の内容を設定しなおす必要があります。注意してください。

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ライブラリを CSV ファイルから作成する

  • 11 レコード以上登録されたライブラリの読み込みは、システム管理者または本運用切替権限のあるユーザーのみ行えます。
  • CSV ファイルからライブラリを作成する場合、「サイボウズ デヂエ」に正しくデータを読み込むためにいくつか留意点があります。
    留意点については、「CSV ファイル読み込み時の注意点」を参照してください。
  1. ホーム画面で、ライブラリを追加する [フォルダ名] ［フォルダ名］をクリックする
  2. [ライブラリの追加] ［ライブラリの追加］をクリックする
    → 「ライブラリの追加」画面が表示されます。
  3. ［CSV ファイル (*.csv) から追加する］をクリックする
    → 「CSV ファイルから追加 - Step 1/4」画面が表示されます。
  4. [参照] をクリックし、読み込む CSV ファイルを選択する
    入力欄に、読み込む CSV ファイルのファイルパスを直接入力することもできます。
  5. [次へ≫] をクリックする
    → 「CSV ファイルから作成 - Step 2/4」画面が表示されます。
  6. 読み込む CSV ファイルの条件を指定する
    • 「サイボウズ デヂエ」でレコード情報として扱われるフィールドがある場合は、該当項目にチェックを入れます。
      レコード情報となる項目は、レコード番号／登録日時／登録者／更新日時／更新者です。
    • CSV ファイルの先頭行がフィールド名の場合は、「先頭行をフィールド名にする」にチェックを入れます。
      CSV ファイルの先頭行はフィールド名、2 行目以降がレコードデータとして認識されます。
  7. [次へ≫] をクリックする
    → 「CSV ファイルから作成 - Step 3/4」画面が表示されます。
    ※本運用切替権限のないユーザーが 11 レコード以上登録された CSV ファイルを読み込んだ場合は、読み込みは実行できません。［ホームへ］ をクリックしてください。
  8. ライブラリ名、メモを設定する
  9. ライブラリ名を入力する
    必須項目です。必ず入力してください。
    同一フォルダ内で重複したライブラリ名は設定できません。
  10. 必要に応じて、メモを入力する
    ライブラリに記録しておくこと、他のユーザーに伝えることがあることなどを入力します。
    ※「サイボウズ デヂエ」にログインして操作している場合は、ライブラリ管理者を指定することもできます。
  11. 「フィールド定義」で、フィールドタイプを確認・修正する
    選択できるフィールドタイプは以下のとおりです。
    ※CSV ファイルからライブラリを作成する場合、自動計算／時間計算／自動採番／自動ルックアップのフィールドタイプは選択できません。
    フィールドの詳細については「フィールドの詳細設定」を参照してください。

    【フィールドタイプ一覧】
    文字列
    (1 行)     		[文字列 (1行)] メニュー
    (文字列)     		[メニュー (文字列)]
    文字列
    (複数行)     		[文字列 (複数行)] メニュー
    (ユーザー)     		[メニュー (ユーザー)]
    数値 [数値] 日付 [日付]
    URL [URL] 時刻 [時刻]
    日付時刻 [日付時刻]
    チェックボックス [チェックボックス] ファイル [ファイル]
    ラジオボタン [ラジオボタン] イメージ URL [URL]
    　例) http://cybozu.co.jp/image.jpg
    時間量 [時間量] 日 [時間量] 時間 [時間量] 分 [時間量] 秒
  12. [次へ≫] をクリックする
    → 「CSV ファイルから追加 - Step 4/4」画面が表示されます。
  13. 内容を確認し、 [完了する] をクリックする
    → 追加したライブラリのレコード一覧画面が表示されます。
    　読み込んだ CSV ファイルが 10 レコード以内の場合は、「仮運用ライブラリ」として読み込まれます。
    仮運用と本運用については「仮運用と本運用について」を参照してください。
  • 1 列目がレコード番号以外の場合 (レコード番号を設定しないで読み込んだ場合)
    CSV ファイルで、より上にあるデータから順に、自動的にレコード番号が付与されます。レコード一覧画面では、採番されたレコード番号の降順に表示されます。
    CSV ファイルで、より下にあるデータが、レコード一覧画面の最上部に表示されることになります。
  • 1 列目がレコード番号の場合 (1 行目にレコード番号を設定して読み込んだ場合)
    レコード一覧画面では、設定されたレコード番号の降順で表示されます。レコード番号がより大きいレコードデータが、レコード一覧画面の最上部に表示されることになります。
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