ライブラリ運用

クレームを受けた人がクレーム内容を登録(レコード登録)します。

レコードが登録されると全員にメールが通知されます。対応責任者が対応状況を「完了」にすると、上司にメール通知されます。通知を受けた上司は、クレーム対応内容を確認し、確認のチェック及びコメント、アドバイスを書きいれ、報告書が必要なときは指示をします。上司が確認のチェックを入れると、全員にメール通知がなされます。

これで１つのクレームの対応が完了となります。

対応が完了したクレームで古いものは、他のライブラリに移すことにします。

まずは、移す先のライブラリを作ります。
構造は既存の「クレーム対応管理」ライブラリと同じなので、このライブラリからテンプレートを作ります。
画面下の を押し、ライブラリの入出力、削除 をクリックし、 ライブラリのテンプレート化をクリックします。を押すとテンプレートが作成されます。

を押し、既存のものと区別をつけるためにライブラリ名を 「◆対応完了のクレーム対応管理◆」とし、作成します。見た目で違うものと判断させるためにも、既存のものとデザイン色も変えるといいでしょう。

レコードコピーの設定をします。

「クレーム対応管理」ライブラリの を押し、ライブラリの基本設定 をクリックし、 レコードコピーをクリックします。を押し、設定を行います。

コピー設定名		◆対応完了レコードの移動
コピー先ライブラリ		◆対応完了のクレーム対応管理◆
コピー元フィールド		コピー先フィールド
案件NO お客様社名 お客様名 お客様連絡先 状況 受付日時 受付者 内容 第一次対応内容 第二次対応内容 対応責任者 対応終了日 責任区分 報告書 上司の終了確認 上司のコメント欄		案件NO お客様社名 お客様名 お客様連絡先 状況 受付日時 受付者 内容 第一次対応内容 第二次対応内容 対応責任者 対応終了日 責任区分 報告書 上司の終了確認 上司のコメント欄

「クレーム対応管理」ライブラリで、「完了」絞り込みを実行し、ツールバーに表示されている レコードコピー をクリックし、レコードコピーを行います。

クレーム情報が全員で共有できているか見るためにも、ライブラリログをとっておきましょう。

ライブラリログをとっておけば、誰がいつ何をしたかがわかります。
よく見ている人には、より使いやすいライブラリにするための意見を聞くことができますし、見ていない人にはそれとなくプッシュをすることができますね。

「クレーム対応管理」ライブラリの を押し、ライブラリのログ をクリックし、 ライブラリログの設定をクリックします。ログをとりたいタイミングにを入れ、を押せば、その日からログが取れます。

ログを書き出すときは、 を押し、ライブラリのログ をクリックし、 ライブラリログの書き出しをクリックします。CSVファイルを保存し、Excelなどで集計するか、新たにライブラリとして作成して、集計を行い、傾向を分析しましょう。