メール通知の設定がしたい
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レコードの登録・編集・削除などが行われた場合に、関係するユーザーにメールで通知することができます。設定は、ライブラリごとに行います。

メール通知を有効にする／無効にする の切替えも行えます。また、メール通知の設定内容を CSVファイルに書き出すことも可能です。

設定できる通知条件の種類は以下のとおりです。

 
通知するタイミング
  レコード追加 ライブラリにレコード追加、CSVファイルからレコードが読み込まれたタイミング、メール読み込み、 レコードコピー実行時に 1 件以上レコード登録があった場合にメールを通知します。
レコード編集 ライブラリに登録されているレコード編集、文字列置換、再ルックアップされたタイミングで、 メールを通知します
〈！〉 文字列置換実行によるデータ変更が 0件だった場合には通知しません。

レコード削除 ライブラリからレコード削除、レコード一括削除されたタイミングで、メールを通知します。
〈！〉 １件も削除されなくても、レコード一括削除が実行されれば、通知します。

指定レコード値 レコード追加・編集により、指定した値の状態になったタイミングで通知されます。
〈！〉 「 編集 」 は、ある値から指定した値に 変更されたタイミングで通知されます。 同様の値の場合は通知されませんのでご注意ください。
〈！〉  「 CSV読み込み 」 「 メール読み込み 」 「 レコードコピー 」 「 再ルックアップ実行 」 「 文字列の一括置換 」 の結果、この条件を 満たしても通知しません。
※ ファイル / URL の場合は、同名のファイル更新・リンク名のみ変更で URL の値が変更されていない場合でも、指定した値であれば通知されます。

指定フィールド更新 指定したフィールドの値が更新されたタイミングで、メールを通知します。
〈！〉 「 CSV読み込み 」 「 メール読み込み 」 「 レコードコピー 」 「 再ルックアップ実行 」 「 文字列の一括置換 」 の結果、 この条件を満たしても通知しません。



〈！〉 あらかじめ、システム管理者によってメールサーバーの設定が行われている必要があります。
※ 一度に通知の指定ができる宛先は、100 件までです。
※ 同じメール通知条件は複数登録できません。
※ メール通知の宛先は Bcc で送信することが出来ません。
メールを受信した人には、宛先に設定され他すべてのメールアドレスが表示されます。セキュリティー等の問題がある場合は、メーリングリストなどの利用をお勧めします。
※ DBMファイルに書き出すと、以下の設定はクリアされます。ご注意ください。
・ メール通知先の設定
・ レコード登録者へ通知する設定 （ チェックが無効になります ）
※ 1 つの作業で 「 指定レコード値 」 「 指定フィールド更新 」 の通知条件が重なった時も、両条件とも通知は実行されます。ただし、双方の通知条件に同じ通知先が含まれていた場合は、「 メール通知条件の設定 」 画面で上に表示されている通知条件のみ送信されます。
※ 「 CSVファイルからの読み込み 」、「 文字列置換 」、「 再ルックアップ 」、「 レコード一括削除 」 の実行により、メール通知が行われるとき、通知メールの内容は、設定した内容ではなく、実行動作、実行されたレコード件数が表示されます。また、通知されるメールは機能実行につき １通です。

■ メール通知条件の追加 ［ライブラリ管理］

1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メール通知条件を追加したいライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある [開く] を押すと便利です。
2. ライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) をクリックする

レコード一覧が表示されます。
3.

［ライブラリ管理］ [ ライブラリ管理 ] を押す

「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。
4. 左のメニューから 「 ライブラリの基本設定 」 をクリックする

「 ライブラリの基本設定 」 画面が表示されます。
5. [ メール通知 ] をクリックする

「 メール通知条件の設定 」 画面が表示されます。
6.

［追加する］ を押す

「 メール通知条件の設定 - Step 1/2 」画面が表示されます。

7. 必要事項を設定する

条件名
  メールを通知する条件に名前を付けます。

※ 同じ条件名を指定することはできません。
※ 条件名の上限は 100文字までです。
条件種類
 

メールを通知する条件の種類を選択します。


・ レコード追加
・ レコード編集
・ レコード削除
・ 指定レコード値　　 ：フィールド、レコード値の条件を指定します。
・ 指定フィールド更新：フィールドの条件を指定します。

※ 通知条件に 「 指定レコード値 」 を選択した場合は、通知条件対象に指定したフィールドタイプにより有効な条件演算子が異なります。詳しくは、こちら をご覧ください。
〈 ！ 〉

「 指定レコード値 」 「 指定フィールド更新 」 の条件では「 自動ルックアップフィールド 」を選択することはできません。

通知先リスト
 

合計で 100 アドレスまで指定することができます。

○メールアドレス
  通知したい人のメールアドレスを入力します。入力後、横にある ［←追加］ を押します。
○ ユーザー選択
  デヂエ のユーザー登録で、メールアドレスが登録されているユーザーを指定できます。
  1. グループのプルダウンメニューから、ユーザーが所属しているグループを選択してユーザーを一覧に表示させる。（ メールアドレスが登録されているユーザーのみ表示されます ）
  2. ユーザーをクリックして反転表示させ、［←追加］ を押す。

レコード登録者にも通知する
  レコード登録者にメール通知したい時にチェックします。

※ ユーザー登録でレコード登録者にメールアドレスが登録されていない場合は通知されません。
※ 既に 「 通知先リスト 」 に 100アドレス登録済の場合は、設定することができません。
※ 通知先リストにレコード登録者のメールアドレスが登録されている場合は、チェックを外してもメールは通知されます。通知したくない場合は、通知先リストから削除してください。
※ 以下の処理が行われた場合は、ライブラリに対する変更と見なしてメール通知処理を行いません。

CSV 読み込み / 再ルックアップ実行 / 文字列の一括置換 / メールからの読み込み / レコードコピー

8. ［次へ≫］ を押す

「 メール通知条件の設定 - Step 2/2 」 画面が表示されます。
9. 必要事項を設定する

メールの見出し
  メール通知時の見出し （ 件名 ） を指定します。 変数を使用すると、以下の値をメールの見出しに使用することができます。

　%L　：　ライブラリ名
　%E　：　イベント名 （ 実行されたコマンドが表示されます ）
　%R　：　レコード番号
通知内容
  イベント内容、レコードの URL 、レコードの内容を通知するメールの内容に含めるかをチェックします。
  ※
 条件種類が 「 レコード削除 」 の場合は、レコードが削除されているため、レコード内容は通知されません。また、「 CSVファイルからの読み込み 」、「 文字列置換 」、「 再ルックアップ 」、「 レコード一括削除 」 の処理を実行することによりメール通知が行われる場合、通知メールの内容は実行処理と、実行されたレコードの件数が表示さえます。
通知フィールド
  「 通知内容 」 で 「 レコード内容 」 にチェックした場合は、通知したいフィールドをリストから選択し、［←追加］ を押してください。

※ 条件種類が 「 レコード削除 」 の場合は、レコードが削除されているため、通知フィールド欄は表示されません。
署名
  メールの末尾に表示する署名を登録してください。

※ プレビューの ［更新する］ を押すと、通知メールの内容のイメージを参照できます。
10. [設定する] を押す

「 メール通知条件の設定 」 画面に戻ります。
11. メール通知を利用する場合は、 を押す

※ 初期値は 「 無効 」 になっています。

ONE POINT

サイボウズ Office 6 への通知

サイボウズ Office 6 を利用中の場合、サイボウズ Office 6 で 「 連携システムからの通知機能 」 を使用すると、デヂエ からのメール通知を 「 連携システムからの通知 」 として個別に扱うことができます。
詳細については こちら をご覧ください。
※本機能は、デヂエ バージョン 4.0（0.5）、サイボウズ Office 6 バージョン 6.1(0.8) より対応しています。
■ メール通知条件の編集 ［ライブラリ管理］


1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メール通知条件を編集したいライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある [開く] を押すと便利です。
2. ライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) をクリックする

レコード一覧が表示されます。
3.

［ライブラリ管理］ [ ライブラリ管理 ] を押す

「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。
4. 左のメニューから 「 ライブラリの基本設定 」 をクリックする

「 ライブラリの基本設定 」 画面が表示されます。
5. [ メール通知 ] をクリックする

「 メール通知条件の設定 」 画面が表示されます。
6. メール通知を利用する場合は、 を押す
7.

[編集する] を押す

「 メール通知条件の設定 - Step 1/2 」 画面が表示されます。
8. 編集が必要な項目を変更する

条件名
  メールを通知する条件に名前を付けます。

※ 同じ条件名を指定することはできません。
※ 条件名の上限は 100文字までです。
条件種類
 

メールを通知する条件の種類を選択します。


・ レコード追加
・ レコード編集
・ レコード削除
・ 指定レコード値　　 ：フィールド、レコード値の条件を指定します。
・ 指定フィールド更新：フィールドの条件を指定します。

※ 通知条件に 「 指定レコード値 」 を選択した場合は、通知条件対象に指定したフィールドタイプにより有効な条件演算子が異なります。詳しくは、こちら をご覧ください。
〈 ！ 〉

「 指定レコード値 」 「 指定フィールド更新 」 の条件では「 自動ルックアップフィールド 」を選択することはできません。
通知先リスト
 

合計で 100 アドレスまで指定することができます。

○メールアドレス
  通知したい人のメールアドレスを入力します。入力後、横にある ［←追加］ を押します。
○ ユーザー選択
  デヂエ のユーザー登録で、メールアドレスが登録されているユーザーを指定できます。
  1. グループのプルダウンメニューから、ユーザーが所属しているグループを選択してユーザーを一覧に表示させる。（ メールアドレスが登録されているユーザーのみ表示されます ）
  2. ユーザーをクリックして反転表示させ、［←追加］ を押す。

レコード登録者にも通知する
  レコード登録者にメール通知したい時にチェックします。

※ ユーザー登録でレコード登録者にメールアドレスが登録されていない場合は通知されません。
※ 既に 「 通知先リスト 」 に 100アドレス登録済の場合は、設定することができません。
※ 通知先リストにレコード登録者のメールアドレスが登録されている場合は、チェックを外してもメールは通知されます。通知したくない場合は、通知先リストから削除してください。
※ 以下の処理が行われた場合は、ライブラリに対する変更と見なしてメール通知処理を行いません。

CSV 読み込み / 再ルックアップ実行 / 文字列の一括置換 / メールからの読み込み / レコードコピー

9. ［次へ≫］ を押す

「 メール通知条件の設定 - Step 2/2 」 画面が表示されます。
10. 編集が必要な項目を変更する

メールの見出し
  メール通知時の見出し （ 件名 ） を指定します。 変数を指定すると、以下の値を見出しに使用することができます。

　%L　：　ライブラリ名
　%E　：　イベント名 （ 実行されたコマンドが表示されます ）
　%R　：　レコード番号
通知内容
  イベント内容、レコードの URL 、レコードの内容を通知するメールの内容に含めるかをチェックします。
  ※ 「 CSVファイルからの読み込み 」、「 文字列置換 」、「 再ルックアップ 」、「 レコード一括削除 」 の実行により、メール通知が行われるとき、通知メールの内容は、設定した内容ではなく、実行動作、実行されたレコード件数が表示されます。また、通知されるメールは機能実行につき １通です。
通知フィールド
  「 通知内容 」 で 「 レコード内容 」 にチェックした場合は、通知したいフィールドをリストから選択し、［←追加］ を押してください。

※ 条件種類が 「 レコード削除 」 の場合は、レコードが削除されているため、通知フィールド欄は表示されません。
署名
  メールの末尾に表示する署名を登録してください。

※ プレビューの ［更新する］ を押すと、通知メールの内容のイメージを参照できます。
11. [設定する] を押す

「 メール通知条件の設定 」 画面に戻ります。

■ メール通知条件の順番変更 ［ライブラリ管理］


1 つの操作で 「 指定レコード値 」 「 指定フィールド更新 」 の通知条件が重なった時も、両条件とも通知は実行されます。ただし、双方の通知条件に同じ通知先が含まれていた場合は、「 メール通知条件の設定 」 画面で上に表示されている通知条件のみ送信されます。より重要な通知条件は、上の位置に設定してください。
  1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メール通知条件の順番を変更したいライブラリ ([ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

    ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある ［開く］を押すと便利です。

  2. ライブラリ ( [ライブラリ名][ ライブラリ名 ] ) をクリックする

    レコード一覧が表示されます。

  3. [ライブラリ管理] [ ライブラリ管理 ] を押す

    「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。

  4. 左のメニューから 「 ライブラリの基本設定 」 をクリックする

    「 ライブラリの基本設定 」 画面が表示されます。

  5. [ メール通知 ] をクリックする

    「 メール通知条件の設定 」 画面が表示されます。

  6. 順番を変更したい通知条件を選択して反転表示させ、［順番変更△］ ［順番変更▽］ を押し、選択した通知条件名の表示を上下に移動させ、順番を変更します。

    ※ ［順番変更▲］ ［順番変更▼］ を押すと一番上、一番下に一度で移動できます。

■ メール通知条件の削除 ［ライブラリ管理］


1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メール通知条件を削除したいライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある [開く] を押すと便利です。
2. ライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) をクリックする

レコード一覧が表示されます。
3.

［ライブラリ管理］ [ ライブラリ管理 ] を押す

「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。
4. 左のメニューから 「 ライブラリの基本設定 」 をクリックする

「 ライブラリの基本設定 」 画面が表示されます。
5. [ メール通知 ] をクリックする

「 メール通知条件の設定 」 画面が表示されます。
6.

[削除する] を押す
8. 確認画面で を押す

メール通知条件は削除され、「 メール通知条件の設定 」 画面に戻ります。


■ メール通知条件をCSVファイルに書き出す ［ライブラリ管理］


1. ホーム画面 ［ホーム］ に、メール通知条件を CSVファイルに書き出したいライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) を表示する

ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある [開く] を押すと便利です。
2. ライブラリ ( [ライブラリ名] [ ライブラリ名 ] ) をクリックする

レコード一覧が表示されます。
3.

［ライブラリ管理］ [ ライブラリ管理 ] を押す

「 ライブラリ管理メニュー 」 画面が表示されます。
4. 左のメニューから 「 ライブラリの基本設定 」 をクリックする

「 ライブラリの基本設定 」 画面が表示されます。
5. [ メール通知 ] をクリックする

「 メール通知条件の設定 」 画面が表示されます。
６. [ 全てのメール通知条件をCSVファイルに書き出す ] をクリックし、ファイルをディスクに保存する

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メールサーバーの設定
　 　
　 　
DBMファイルへの書き出し
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
ライブラリ管理者
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
フィールドの詳細設定
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
ユーザー登録
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
レコード登録者
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
   
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
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フィールドの詳細設定
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
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