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メール読み込みの設定　[ライブラリ管理]

ライブラリごとに指定したメールアドレス宛のメールを受信してライブラリに読み込むことで、メールをレコードとして登録できます。

メール読み込みを利用するためには、メール読み込みについて設定する必要があります。
メール読み込みの設定では、受信するメールサーバーの設定だけでなく、受信許可の設定もできるので、セキュリティーも安心です。

  • 本文が text 形式のメールのみ表示できます。
    その他の制限事項については、 「制限事項について」 を参照してください。
  • メールの読み込みは、[メール読み込み] ［メール読み込み］で行えます。

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メール読み込みの設定を行う

メール読み込みの設定を初めて行う場合は、以下のながれで、設定を行います。

  • 受信メールサーバーの設定／受信するメールのサイズ制限の設定
    メール受信は POP3 サーバーからのみ行えます。(APOP 認証には対応しています。)
  • メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定／受信許可リストの設定／スパムメールの設定
  • メールヘッダ読み込み書式の設定
  • メール内容読み込み書式の設定

メール読み込みの設定後、初期状態では、メール受信からのレコード登録の設定は「無効」になっています。
メール読み込みの設定を有効にする場合は、設定後、画面上部の [有効にする] をクリックしてください。

  1. 「ライブラリ管理メニュー」画面で、左メニューから [ライブラリの基本設定] ［ライブラリの基本設定］を選択する
    「ライブラリ管理メニュー」画面の表示方法については、「ライブラリ管理メニューについて」を参照してください。
    → 「ライブラリの基本設定」画面が表示されます。
  2. [メール読み込み] ［メール読み込み］をクリックする
    → 「メール読み込みの設定 (受信メールサーバーの設定) - Step 1/4」画面が表示されます。
  3. 各項目を設定する
    受信メールサーバーの設定
    • 受信メールサーバー名 (POP3)
      受信メールサーバー (POP3) の IP アドレス、またはホスト名を入力します。
      必須項目です。必ず入力してください。
    • APOP 認証を行う
      POP3 サーバーが APOP 認証に対応している場合にチェックを入れます。
    • POP3 アカウント名
      受信メールサーバー (POP3) へのアカウント名を入力します。
      必須項目です。必ず入力してください。
    • POP3 パスワード
      受信メールサーバー (POP3) へのパスワードを入力します。
      必須項目です。必ず入力してください。
    • POP3 接続ポート番号
      受信メールサーバー (POP3) が使用するポート番号を入力します。
      初期設定では「110」です。
    • 受信メールサーバー (POP3) にメールを残す
      POP3 サーバーにメールを残すかどうかを設定できます。
    ※メールを残す設定にする場合は、チェックを入れます。
    ※POP3 サーバーにメールを残す設定にすると、POP3 サーバーを圧迫する可能性があります。できるだけ POP3 サーバーにはメールを残さない設定にしてください。
    受信するメールのサイズ制限の設定 一度の操作で受信する、1 通あたりのメールのサイズの上限を設定します。設定すると、ここで指定したサイズ以上のメールは受信できないようになります。

    プルダウンメニューからメールサイズを選択します。
    選択できるメールサイズは、512KB／1MB／3MB／5MB／10MB／無制限　です。
    ※「無制限」を設定した場合は、メールの送受信時にサーバーに負荷がかかる場合があります。
    ライブラリに送信されたメールがサイズ制限を超えた場合は、メールは受信されません。
    メール読み込み実行時に、メールサーバーから削除するか、他のメーラーから読み込むかを選択します。
    メール読み込み実行時にメールサーバーから削除する方法については、 「未受信メールの削除」 を参照してください。
  4. [次へ≫] をクリックする
    → 「メール読み込みの設定 (受信許可リストの設定) - Step 2/4」画面が表示されます。
  5. 各項目を設定する
    メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定 メールアドレスおよびドメイン指定受信の有効／無効を設定します。
    設定を有効にする場合は、チェックボックスにチェックを入れます。
    無効に設定した場合は、受信許可リストに関係なくすべてのメールが受信され、読み込まれます。
    受信許可リストの設定 受信を許可するメールアドレスおよびドメインを指定して「受信許可リスト」を設定します。
    メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定が有効な場合のみ、ここで指定した受信許可リストが有効になります。リストで指定した文字列を含むメールが読み込まれます。
    「受信許可リスト」には、メールアドレスおよびドメインを入力するか、またはメールアドレスが登録されているユーザーを選択して指定します。
    • メールアドレスおよびドメインを入力する場合
      「メールアドレスおよびドメイン」の入力欄に、目的のメールアドレスおよびドメインを入力し、 [←追加] をクリックします。
      → 入力したメールアドレスおよびドメインが左側のリストに追加されます。
    • ユーザーを選択する場合
      「ユーザーの選択」で「サイボウズ デヂエ」のユーザー登録の、メールアドレスが登録されているユーザーを指定します。
      1. 「グループ」プルダウンメニューから、目的のユーザーの所属するグループを選択する
        → 選択したグループに所属するユーザーが下部のリストに表示されます。
      2. 右側のリストから目的のユーザーを選択して反転表示させ、 [←追加] をクリックします。
        → 選択したユーザーが左側のリストに追加されます。
    スパムメールの設定 受信許可していないメールアドレスからのメールの処理を設定します。
    メールアドレスおよびドメイン指定受信の設定が有効な場合のみ、ここでの設定が有効になります。

    受信許可リスト以外から送信されたメールをサーバーから削除する場合は、「サーバーからメールを削除する」にチェックを入れます。
    チェックを入れない場合は、手動でメールを削除する必要があります。
    削除方法については、 「未受信メールの削除」 を参照してください。
  6. [次へ≫] をクリックする
    → 「メール読み込みの設定 (メール読み込み書式の設定) - Step 3/4」画面が表示されます。
  7. メールヘッダ読み込み書式を設定する
    受信したメールのメールヘッダの項目を、指定したフィールドに取り込むことができます。
    取り込めるメールヘッダの項目は、「差出人 (From)」「件名 (Supject)」「送信日時 (Date)」です。また、任意のメールヘッダ項目を取り込むこともできます。
    • 「差出人 (From)」「件名 (Supject)」「送信日時 (Date)」を取り込む場合
      メールヘッダ項目ごとに、読み込み先となるフィールドを「読み込みフィールド」プルダウンメニューから選択します。
      プルダウンメニューには、読み込みフィールドとして指定できるフィールドタイプのフィールドのみが表示されます。項目によって、指定できるフィールドタイプが異なります。
      ・「差出人 (From)」「件名 (Supject)」 : 「文字列 (1 行)」フィールドのみ指定できます。
      ・「送信日時 (Date)」 : 「文字列 (1 行)」フィールド、または
       「日付時刻」フィールドのみ指定できます。
      ※プルダウンメニューから「(新規フィールド (XX)」を選択し、読み込みフィールドを新規に追加することもできます。「(XX)」部には、項目ごとに指定可能なフィールドタイプが表示されます。
    • 任意のメールヘッダ項目を取り込む場合
      [項目を追加する] をクリックし、項目設定行を追加します。
      「メールヘッダ項目名」の入力欄に読み込む項目値を入力し、「読み込むフィールド」プルダウンメニューからフィールドを選択します。
      読み込みフィールドに指定できるフィールドタイプは、「文字列 (1 行)」フィールドまたは「文字列 (複数行)」フィールドのみです。
  8. [次へ≫] をクリックする
    → 「メール読み込みの設定 (メール読み込み書式の設定) - Step 4/4」画面が表示されます
  9. メール内容読み込み書式を設定する
    受信したメールの内容を、指定したフィールドに取り込むことができます。取り込めるメール項目は、「本文」「添付ファイル」「メールソース」です。

    メール項目ごとに、読み込み先となるフィールドを「読み込みフィールド」プルダウンメニューから選択します。
    プルダウンメニューには、読み込みフィールドとして指定できるフィールドタイプのフィールドのみが表示されます。項目によって、指定できるフィールドタイプが異なります。
    ・「本文」 : 「文字列 (複数行)」フィールドのみ指定できます。
    ・「添付ファイル」 : 「ファイル」フィールドのみ指定できます。
    ※メールに複数のファイルが添付されていても、読み込まれるのは 1 ファイルのみです。
     フィールドの拡張子条件に最初にマッチした添付ファイルが読み込まれます。
    ・「メールソース」 : 「ファイル」フィールドのみ指定できます。
    ※プルダウンメニューから「(新規フィールド (XX)」を選択し、読み込みフィールドを新規に追加することもできます。「(XX)」部には、項目ごとに指定可能なフィールドタイプが表示されます。
  10. [設定する] をクリックする
    → 「メール読み込みの設定」画面に戻ります。
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メール読み込みの設定を編集する

受信メールサーバーの設定、メール受信許可、フィールド割り当ての設定を編集します。

  1. 「ライブラリ管理メニュー」画面で、左メニューから [ライブラリの基本設定] ［ライブラリの基本設定］を選択する
    「ライブラリ管理メニュー」画面の表示方法については、「ライブラリ管理メニューについて」を参照してください。
    → 「ライブラリの基本設定」画面が表示されます。
  2. [メール読み込み] ［メール読み込み］をクリックする
    → 「メール読み込みの設定」画面が表示されます。
    すでにメール読み込みの設定が行われている場合は、「受信メールサーバー (POP3)」「メール受信許可」「フィールド割り当て」の各設定内容が一覧表示されます。
  3. メール読み込みの設定内容を編集する
    「受信メールサーバー (POP3)」「メール受信許可」「フィールド割り当て」について、各設定内容を編集できます。また、メール受信からのレコード登録について、有効／無効を切り替えることができます。
    • 受信メールサーバーの設定を編集する場合
      「受信メールサーバー (POP3)」の［設定する］をクリックします。
      → 「メール読み込みの設定 (受信メールサーバーの設定)」画面が表示されます。
    • メール受信許可の設定を編集する場合
      「メール受信許可」の［設定する］をクリックします。
      → 「メール読み込みの設定 (受信許可リストの設定)」画面が表示されます。
    • メールヘッダまたはメール内容の読み込みフィールドの設定を変更する場合
      「フィールド割り当て」の［設定する］をクリックします
      → 「メール読み込みの設定 (メール読み込み書式の設定)」画面が表示されます。
      メールヘッダの読み込みフィールドの設定が終了したら、 [次へ≫] をクリックします。
      → メール内容読み込み書式の設定画面が表示されます。
      メール読み込みの設定内容については、「メール読み込みの設定を行う」を参照してください。
    • メール受信からのレコード登録の有効／無効を切り替える場合
      画面上部の [有効にする] ／ [無効にする] をクリックして、設定を切り替えます。

      初期設定では、メール受信からのレコード登録の設定は「無効」になっています。
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メール読み込みを実行する

メール読み込みの設定で、メール受信からレコード登録の設定が無効になっている場合は、メールからの読み込みを実行できません。
この場合は、「メール読み込み設定」画面でメール受信でのレコード登録を有効にしてください。

  1. 「ライブラリ管理メニュー」画面で、左メニューから [ライブラリの入出力、削除] ［ライブラリの入出力、削除］を選択する
    「ライブラリ管理メニュー」画面の表示方法については、「ライブラリ管理メニューについて」を参照してください。
    → 「ライブラリの入出力、削除」画面が表示されます。
  2. [メールからの読み込み] ［メールからの読み込み］をクリックする
    → 「メールからの読み込み」画面が表示されます。
  3. [メールを受信し、ライブラリに読み込む] をクリックする
    → 「ライブラリの入出力、削除」画面に戻ります。

  • メール受信後のレコード数の合計が 11 以上になる場合は、ライブラリが本運用でないとメールの読み込みができません。
    仮運用のライブラリの場合は、本運用に切り替えた後、メール読み込みを再度実行してください。
    なお、本運用への切り替えは、システム管理者または本運用切替権限を与えられたユーザーに依頼してください。
  • 1 度の操作で受信できるのは、受信メール総数 100 件まで、または受信メール総サイズ 10MB までです。
    どちらかの制限を超えた場合は、メール受信が中断されます。
    すべてのメールを受信できなかった場合は、再度メール受信を行ってください。
  • メール読み込みによって登録されたレコードのレコード登録者は、メール読み込み作業を実行したユーザーになります。

ライブラリに送信されたメールがサイズ制限を超えた場合、およびスパムメールの設定で受信許可リスト以外から送信されたメールをサーバーから削除する設定にしていない場合の、メール削除方法を説明します。

「メールからの読み込み」画面で [メールを受信し、ライブラリに読み込む] をクリックしてメール読み込みを実行した場合、サイズ制限を超えたメールおよび受信が許可されていないメールは、以下のように表示されます。

例) サイズ制限を超えたメールおよび受信が許可されていないメールの表示例

[チェックボックス] 件名 差出人 送信日時 サイズ
大阪出張 佐藤　昇 2004/10/1222:09:08 3216KB
未承諾広告 xxxx@xxxx.co.jp 2004/10/1223:18:20 3KB

これらのメールは、「サイボウズ デヂエ」では受信できません。他のメールソフトから受信するか、メールサーバーから削除してください。

未受信メールの削除方法

  1. 未受信メールの一覧で、削除するメールにチェックを入れる
  2. [チェックしたメールをサーバーから削除する] をクリックする
    → 「メールをサーバーから削除します。よろしいですか?」というメッセージが表示されます。
  3. [はい] をクリックする
  4. ［戻る］または［管理メニューへ］をクリックし、任意の画面へ移動する
※未受信メールは、削除されるまで表示され続けます。

メール読み込み機能をご利用になる場合、以下の制限事項があります。
ご利用前に確認してください。

  • メール本文には、text 形式 (ContentType : text/plain) のみ読み込まれます。メール本文が HTML 形式の場合などは、本文が読み込まれません。注意してください。
  • メール受信時にメールの結合は行われません。
  • uuencode 方式でエンコードされた添付ファイルは、閲覧できません。
  • Unicode (UTF-8 など) 形式のメールは文字化けして表示され、閲覧できません。
  • 「サイボウズ デヂエ」が認識するメール日付形式は以下のとおりです。
    これ以外の形式のメールは日時が正しく表示されません。

    [day, ]date mon year hour:min:sec[ ("+"/"-")HH:MM]
    [day, ]date mon year hour:min:sec[ zone]

    例) Date: Tue, 28 Jan 2003 14:12:41 +0900
    　　Date: Tue, 28 Jan 2003 14:12:41 JST
    　　Date: 28 Jan 2003 14:12:41 +0900
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