メール通知の設定　

レコードの登録・編集・削除やレコードコメントの書き込みなどが行われたことを、関係するユーザーにメールで通知できます。

メール通知の有効／無効の切り替えもできます。また、メール通知の設定内容を CSV ファイルに書き出すこともできます。

●メール通知条件について

操作	通知するタイミング
レコード追加	レコードを追加した場合、または CSV ファイルからのレコード読み込み／メール読み込み／レコードコピーによって、レコードが 1 件以上登録された場合に、メールが通知されます。
レコード編集	レコードの編集／文字列置換／再ルックアップが実行された場合に、メールが通知されます。ただし、文字列置換実行によるデータ変更が 0 件だった場合は、メールは通知されません。
レコード削除	レコードの削除／レコードの一括削除が実行された場合に、メールが通知されます。レコード一括削除が実行された場合は、削除されたレコードが 1 件もなくても、メールが通知されます。
指定レコード値	レコードの追加／編集により、指定した値になった場合に、メールが通知されます。「レコード編集」の場合は、値を変更したタイミングで通知されます。値が同じ場合は通知されませんので、注意してください。 CSV 読み込み／メール読み込み／レコードコピー／再ルックアップ／文字列の一括置換の結果、指定された値に変更された場合は、メールは通知されません。「ファイル」フィールドの場合、ファイル名が変更されていなくても、指定した値と同じファイル名の場合は、メールが通知されます。「URL」フィールドの場合、リンク名のみが変更され URL の値は変更されなくても、指定した値と同じ URL の場合は、メールが通知されます。
指定フィールド更新	指定したフィールドの値が更新されたタイミングで、メールを通知します。ただし、CSV 読み込み／メール読み込み／レコードコピー／再ルックアップ／文字列の一括置換の結果、指定された値に変更された場合は、メールは通知されません。
レコードコメント書き込み	レコードコメントが書き込まれた場合に、メールが通知されます。

メール通知の設定における注意事項
メール通知の設定を行うには、あらかじめ、システム管理者によってメール通知機能の設定が行われている必要があります。詳細については、システム管理者にお問い合わせください。

通知指定できる宛先は、100 件までです。
同じメール通知条件を複数登録することはできません。
メール通知の宛先は、Bcc では送信できません。
メールを受信したユーザーには、宛先に設定されたすべてのメールアドレスが表示されます。セキュリティーなどの問題がある場合は、メーリングリストなどの利用を推奨します。
設定したメールアドレスの中に使用できないメールアドレスが含まれている場合、メールサーバーによってはすべての宛先に通知が行なわれない場合があります。
DBM ファイルに書き出すと、メール通知先の設定／レコード登録者へ通知する設定は破棄されます。
1 つの操作で「指定レコード値」「指定フィールド更新」の通知条件が重なった場合、両条件とも通知は行われます。
ただし、双方の通知条件に同じ通知先が含まれていた場合は、「メール通知条件の設定」画面のリストで上部に表示されている通知条件のみが送信されます。
CSV ファイルからの読み込み／文字列置換／再ルックアップ／レコード一括削除によってメール通知が行われる場合、通知メールには、設定した内容ではなく、実行動作と実行されたレコード件数が表示されます。また、通知されるメールは、機能実行につき 1 通です。

メール通知条件を追加する
メール通知条件を変更する
メール通知条件の順番変更を行う
メール通知条件を削除する
メール通知条件を CSV ファイルに書き出す

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メール通知条件を追加する

「ライブラリ管理メニュー」画面で、左メニューから［ライブラリの基本設定］を選択する
「ライブラリ管理メニュー」画面の表示方法については、「ライブラリ管理メニューについて」を参照してください。
→ 「ライブラリの基本設定」画面が表示されます。
［メール通知］をクリックする
→ 「メール通知条件の設定」画面が表示されます。
をクリックする
→ 「メール通知条件の追加 - Step 1/2」画面が表示されます。

各項目を設定する

条件名	メールを通知する条件名を入力します。100 文字まで入力できます。必須項目です。必ず入力してください。同一ライブラリ内では、重複した条件名は設定できません。
条件種類	メールを通知する条件の種類を選択します。選択できる条件の種類は、以下のとおりです。レコード追加レコード編集レコード削除指定レコード値 : 対象フィールド、およびレコード値の条件を指定します。通知条件に「指定レコード値」を選択した場合は、通知条件対象に指定したフィールドタイプにより有効な条件演算子が異なります。詳細については、「メール通知条件　有効な条件演算子」を参照してください。指定フィールド更新 : 対象フィールドを選択します。レコードコメント書き込み ※「指定レコード値」「指定フィールド更新」の対象フィールドとして、「自動ルックアップ」フィールドは選択できません。
通知先リスト	100 アドレスまで指定できます。メールアドレスを入力するか、またはユーザーを選択して指定します。メールアドレスを入力する場合「メールアドレス」の入力欄に、目的のメールアドレスを入力し、をクリックします。入力したメールアドレスが左側のリストに追加されます。ユーザーを選択する場合「ユーザーの選択」で、「サイボウズデヂエ」の登録ユーザーの中から、メールアドレスが登録されているユーザーを選択します。「グループ」プルダウンメニューから、目的のユーザーの所属するグループを選択する → 選択したグループに所属するユーザーが下部のリストに表示されます。 ※メールアドレスが登録されているユーザーのみ表示されます。右側のリストから目的のユーザーを選択して反転表示させ、をクリックする → 選択したユーザーが左側のリストに追加されます。
レコード登録者にも通知する	レコード登録者にメール通知する場合にチェックを入れます。通知する設定にしても、メールアドレスが設定されていないユーザーがレコード登録者の場合は、メールは通知されません。「通知先リスト」に 100 アドレス設定されている場合は、この設定はできません。通知しない設定にしても、「通知先リスト」に設定されているユーザーがレコード登録者の場合は、メールが通知されます。 CSV 読み込み／再ルックアップ／文字列の一括置換／メールからの読み込み／レコードコピーが実行された場合は、ライブラリに対する変更とみなされるため、メールは通知されません。

をクリックする
→ 「メール通知条件の追加 -Step2/2」画面が表示されます。

各項目を設定する

メールの見出し	メール通知時の見出し (件名) を指定します。変数を使用すると、以下の値をメールの見出しに使用できます。　%L　:　ライブラリ名　%E　:　イベント名 (実行されたコマンドが表示されます) 　%R　:　レコード番号
通知内容	通知するメールに含める内容にチェックを入れます。通知できる内容は、イベント内容／レコードの URL／レコードの内容です。 ※条件種類が「レコードコメントの書き込み」の場合は、「イベント内容」の右側に「コメント内容」が表示されます。 ※条件種類が「レコード削除」の場合は、「レコード内容」は表示されません。 CSV ファイルからの読み込み／文字列置換／再ルックアップ／レコード一括削除の実行によってメール通知が行われる場合、通知メールの内容は、実行処理と実行されたレコードの件数となります。
通知フィールド	「通知内容」で「レコード内容」にチェックを入れた場合に、通知するフィールドを設定します。右側のリストから目的のフィールドを選択して反転表示させ、をクリックする → 選択したフィールドが左側のリストに追加されます。 ※条件種類が「レコード削除」の場合は、「通知フィールド」欄は表示されません。
署名	メールの末尾に表示する署名を入力します。

※「プレビュー」の

をクリックすると、通知メールの設定内容を確認できます。

をクリックする
「メール通知条件の設定」画面に戻ります。
メール通知を利用する場合は、をクリックする
初期設定では、メール通知の設定は「無効」になっています。

「サイボウズ Office 7」「サイボウズ Office 6」「サイボウズガルーン 2」への通知

「サイボウズ Office 7」／「サイボウズ Office 6」を利用中の場合、「サイボウズ Office 7」／「サイボウズ Office 6」で「連携システムからの通知機能」を使用すると、「サイボウズデヂエ」からのメール通知を「連携システムからの通知」として個別に扱うことができます。
同様に、「サイボウズガルーン 2」の「外部通知の設定」を利用しても、「サイボウズデヂエ」からのメール通知を「連携システムからの通知」として個別に扱うことができます。

詳細については、「サイボウズ Office 7」の管理者マニュアルの「連携システムからの通知を設定する」、または「サイボウズ Office 6」のシステム管理マニュアルの「連携システムからの通知」を参照してください。

※本機能は、「サイボウズデヂエ」の 4.0 (0.5)、「サイボウズ Office 7」のバージョン 7.0 (0.1)、「サイボウズ Office 6」のバージョン 6.1 (0.8)、「サイボウズガルーン 2」より対応しています。

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メール通知条件を変更する

「メール通知条件の設定」画面で、目的のメール通知条件を選択して反転表示させ、をクリックする

「メール通知条件の設定」画面の表示方法については、「メール通知条件を追加する」を参照してください。
→ 「メール通知条件の変更 - Step 1/2」画面が表示されます。
必要項目を変更し、をクリックする
設定内容については、「メール通知条件を追加する」の手順 4. を参照してください。
→ 「メール通知条件の変更 - Step 2/2」画面が表示されます。
必要項目を変更し、をクリックする
設定内容については、「メール通知条件を追加する」の手順 6. を参照してください。
→ 「メール通知条件の設定」画面に戻ります。

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メール通知条件の順番変更を行う

1 つの操作で「指定レコード値」「指定フィールド更新」の通知条件が重なった時も、両条件とも通知は実行されます。ただし、双方の通知条件に同じ通知先が含まれていた場合は、「 メール通知条件の設定 」画面で上に表示されている通知条件のみ送信されます。より重要な通知条件は、上の位置に設定してください。

「メール通知条件の設定」画面で、目的の通知条件を選択して反転表示させ、をクリックする

「メール通知条件の設定」画面の表示方法については、「メール通知条件を追加する」を参照してください。
→ 選択した通知条件が上下に 1 つずつ移動します。
※ をクリックすると、一番上／一番下に移動できます。