レコードは、以下の 5 つの方法で登録できます。
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レコードの登録は、ライブラリへのアクセス権の設定で、追加権限が与えられているユーザーのみ行えます。 |
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再利用しないフィールドとして設定されている場合は、そのフィールド値は再利用して登録することはできません。 |
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レコード番号・登録日時・登録者、また、自動採番、自動計算、時間計算、自動ルックアップフィールドの値は自動的に登録されます。 |
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■ 再利用して登録する
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フィールドの設定で、「 再利用しない 」 のチェックを入れている場合は、再利用して登録してもそのフィールドの値は登録されません。初期値はすべてのフィールドが再利用できるようになっています。 |
- ホーム画面
に、レコードを追加したいライブラリ (
[ ライブラリ名 ] ) を表示する
ライブラリが深い階層のフォルダ内にある場合は、 フォルダを表示させ、画面上にある
を押すと便利です。
- ライブラリ (
[ ライブラリ名 ] ) をクリックする
レコード一覧が表示されます。
- 再利用したいレコードの [ 閲覧 ]
をクリックする
レコード閲覧画面が表示されます。
-
[ 再利用して登録する ] をクリックする
「 レコードを登録する ( 再利用 )」 画面が表示されます。
- 変更したいフィールドを入力し直す
* は必須フィールドです。必ず入力してください。
# は数値フィールドです。半角数値を入力してください。
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デフォルトビューに設定されたフィールドレイアウトが表示されます。右上部のプルダウンメニューから、フィールドレイアウトを切り替えることもできます。
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手動ルックアップが設定されている場合は、フィールド入力欄の右横にルックアップボタンが表示されます。ルックアップボタンを押すと、設定されたフィールドに値が自動的に入力されます。
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フィールドによっては入力制限がある場合があります。フィールド名左にある
にポイントして、コメントを参照してください。 |
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各フィールド値の入力はそのフィールドに対する編集アクセス権限のあるユーザーのみが行えます。 |
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を押す
レコード閲覧画面が表示されます。
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■ メールを読み込んで登録する
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あらかじめ、ライブラリにメール読み込みの設定がされている必要があります。設定については、ライブラリ管理者のみ行うことが可能です。 |
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メールサーバーで受信したメールをライブラリに読み込む操作もライブラリ管理者のみ可能です。 |
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メール読み込みの設定により、メールのデータを以下の項目に分け、それぞれ指定したフィールドに読み込むことができます。
「 差出人 」 「 件名 」 「 送信日時 」 「 メールヘッダ 」 「 本文 」 「 添付ファイル 」 「 メールソース 」
読み込むメールデータとフィールド名との組み合わせは、メール読み込みの設定によって変わってきます。詳細はライブラリ管理者にお問い合わせください。 |
- ライブラリで設定されたメールサーバーのユーザーアカウントにメールを送信する。
- ライブラリ管理者がメールサーバーで受信したメールを読み込むと、受信したメールの内容がレコードに登録されます。
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